女子高生マイちゃんが指南！「Office 365」のメールセキュリティ

　いま、クラウドサービス「Office 365」を導入したり、検討している企業が増加しています。これまで蓄積してきた各種Office文書が使え、グループ作業やオンライン会議も可能など機能が充実しており、何よりクラウドなのでサーバの保守や管理が不要なのは大きなメリット。ですが、そのメールセキュリティについて詳しくご存知でしょうか？

　意識しておかなければならないのは、Office 365には、標準では最小限のセキュリティ機能しか装備されていないこと。"条件に合致したものは外に出さない"といったポリシーでの運用はできるのですが、日本のビジネス現場で求められている「メール誤送信防止」に関する機能は、グローバル製品であるOffice 365は標準搭載していません（2013年11月現在）。またメールアーカイブも、「Enterprise Edition」のうち「E3/E4プラン」という一部の高額なプランでしか利用できません。

　こうした点から、メールをオンプレミス環境からOffice 365へと移行する際には、従来と同じセキュリティポリシーで運用できるのか、しっかり把握することが重要です。そうでなければ、足りないものは別途補う必要があります。特に重要な「メール誤送信防止」と「メールアーカイブ」は、外部のクラウド型サービスでカバーするのが有効なのです！

　日々大量のメールをやり取りするビジネスの現場では、人為的な「うっかりミス」をゼロにすることは難しいもの。だからこそ、システムで確実に防ぐことが重要なのです。

　メールに関するセキュリティ対策で求められるのは、「宛先」「件名」「本文」「添付ファイル」の間違いを逃さず見つけてくれることと、その後の柔軟な対処です。特に日本のビジネスシーンで要望が強い機能としては、「送信メールの一時保留」「添付ファイルの暗号化」「添付ファイルのWebダウンロード」「Bcc強制変換」「送信拒否」「時間差配信」「上司承認」などが上位に挙げられます。

　ビジネス現場において、こちらも欠かせないのがメールのアーカイブ。昨今は監査対応の面からも重要性が意識されています。とはいえ単純にアーカイブするだけでなく、確実な検索機能とセキュリティが伴っていなくては意味がありません。

　セキュリティに関しては、「アクセスコントロール」と「ログイン履歴」「操作履歴」「検索履歴」などが参照できることが重要です。管理者が経営者層のメールまで検索できてしまう、なんていうのは困りますよね。

　ほかに見落としがちなのが、社員同士のメールアーカイブを含む、全メールのアーカイブが行えるかどうか。Office 365の場合、一般的な外部メールアーカイブサービスでは対応していない事が実は多いのです。

　Office 365のメールを、安全・快適に使うには、まだまだ知っておくべきポイントがたくさんあります。そこで紹介したいのが、ホワイトペーパー資料「Office 365の落とし穴」。 メールのうっかりミス対策を考えている方を始め、Office 365を導入済／導入を検討されている方は必見の内容です。

　あわせて紹介したいのが、ここまで解説したOffice 365メールの課題を一挙解決するサービス。それが、トランスウエアが提供する「Active! gate SS」と「Active! vault SS」です。

　それぞれ、メールの誤送信防止などのセキュリティ機能と、便利なメールのアーカイブサービスとなっています。

　詳しくはこちらから資料をダウンロードして、ぜひチェックしてくださいね！