【共有予定表】
どこからでも予定表を共有できるのが便利！

※クリックで画像拡大
Outlookによる予定表の並列表示と、ブラウザで表示した予定表

　中小企業にとっては、少ない人数で効率的に仕事をこなしていけるかどうかが重要な経営課題。メンバーとコミュニケーションをとりながら忙しい時間をやりくりして、共同で作業を進めていく必要がある。Microsoft Online Servicesは、PCに入っているOffice Outlookがそのまま使え、例えば、メールで打ち合わせの依頼が入った時に、一つの画面で予定表やタスクがすぐに確認できるために便利だ。

　また、チームのメンバーの予定表を読み込んで、予定を並べて表示することができるのもありがたい機能だ。それぞれの空き時間が一致した時間帯に会議を設定できる。ブラウザを使ったアクセスに用いるOffice Outlook Web Accessでも、PCのOutlookとほとんど同様のことができる。会議を設定すると、招集するすべてのメンバーの予定表が呼び出され、予定の入っている時間や外出している時間と重なっていない時間帯を表示してくれるため、緊急な会議に即座に設定可能。設定と同時に、招集するメンバーに対して参加可能か返答を要求するメールも送信できる。

【スマートフォン】
スマートフォンからのアクセスが主流になるか

※クリックで画像拡大
PCの「サインインツール」とスマートフォンの「Exchange ActiveSync」

　Microsoft Online Servicesを使ってみて、最初に感じるのがWindows PhoneやiPhone等のスマートフォンを使ってアクセスする人が増えそうだということ。スマートフォンから社内のメッセージング環境と同期されたメールや予定表、連絡先、タスク、さらには共有ファイルにアクセスすることができれば、わざわざPCを持ち歩く必要がないからだ。出先でいつでも簡単にメールをチェックできるため、空き時間を有効に使えるようになり、外出することの多い営業社員には最適なツールとなる。

　一方、ネットブックやウルトラモバイルPCが良い人には「Microsoft Online Servicesサインインツール」は欠かせない。実際には、公共のPCなどでブラウザだけでアクセス可能であるように、このツールをインストールしなくてもアクセスできるが、アプリケーションやコンテンツにアクセスするたびに、ユーザー名とパスワードを入力しなければならず手間がかかる。ツールをインストールしてワンクリックでシングルサインインできるようにした方が、確実に効率的だ。

【共同作業】
様々な機能を備えたファイルサーバーだと思えばいい

※クリックで画像拡大
チェックアウトすると他のユーザーは編集できない （緑の矢印のアイコンがチェックアウト中を表す）

　SharePoint Onlineは、コラボレーションサーバのベースに提供されるサービスだ。社内ポータルを作成したり、Wikiやブログといった機能も備えているため、高度なツールに見えてしまい、使いこなせないのではと思いがちだ。

　しかし、チームのみんなでファイルを共有し、メンバーと共同作業を行うファイルサーバーのようなものと捉えても、SharePoint Onlineを使うメリットは十分にあるだろう。そもそもファイルを一元的に共有、管理できていない企業にとっては、共有できると便利で効率が上がりそうな大切なファイルにアクセスできる利点は大きいはずだ。

　しかも、重要なファイルは閲覧を制限することができるし、メンバーの誰かがファイルを編集中である場合に、作業終了まで他のメンバーはファイルを編集できないようにするなど、細かい権限設定を行える。もちろん、余裕ができたら社内ポータルの作成にチャレンジして、共有したい情報を発信するのもいいだろう。

【コンテンツ管理】
ポリシーベースのコンテンツ管理と強力な検索機能

※クリックで画像拡大
強力な検索機能で、瞬時に欲しい情報が手に入る

　SharePoint Onlineを使って、チームごとに小さなポータルサイトを作成し、そこでチームで共有したい情報を公開したり、重要なコンテンツをアップロードしたりすることができる。もちろん、コンテンツ単位あるいはサイト単位で利用者の権限をコンテンツやサイトの作成者自身が簡単に設定することができる。重要なビジネス情報をしっかり保護するために、管理ポリシーをベースとした情報コンテンツ管理を実施することも可能だ。

　また、大切な情報は欲しい時になかなか見つからないもの。SharePoint Onlineでは、全文検索、条件絞り込み、検索範囲の指定などが高速で行える強力な検索機能を備えており、効率よく適切な情報に簡単に辿りつくことができるだろう。文書が見つからないストレスから解放されるはずだ。