仕事のIT環境を、より「自由」で「便利」に変えていくために--「Officeソフト」クラウド化のススメ

社内のIT環境が「不便」だと感じる理由

　一度「やる」と決めたら、Aさんの行動は早い。まずは、社内の若手社員を中心に、現状の社内システムのどこが「不便」なのかを聞いて回った。そこで出てきた意見は以下のようなものだった。

　こうした意見については、Aさんもほぼ同意だった。ただ、彼が意見を聞いた若手社員は、学生のころから「当たり前」のものとして、スマートデバイスやネットサービスを駆使した生活を送ってきている。彼らにとっては、「必要な情報に、どこからでもすぐにアクセスできる」「連絡を取りたい人と、すぐにコミュニケーションできる」環境が当たり前であり、現状の「不自由さ」は、Aさん以上に耐え難いものであるようだった。

　さらに、Aさんは、彼らの一部がこうした「不便な環境」を嫌い、会社が認めていないネットサービスを独自に使って、勝手に「便利な環境」を作っていることをインタビューを通じて知ってしまう。

　たとえば、会社のアドレスに送られてきたメールを、すべて社外のフリーメールサービスに転送して、外からでも見られるようにしていたり、社外で「必要になるかもしれない資料」を、ファイルサーバからクラウド上のフリーストレージサービスに大量にコピーしていたりといったことが「こっそりと」行われているようなのだ。

　ここへきて、Aさんは事態が思ったより深刻であることに気付く。もちろん、こうした社員の「勝手な環境作り」は、会社にとって、セキュリティ上の大きなリスクとなってしまう。早い段階で、よりユーザーにとって「使いやすい」環境を会社として用意し、運用上のルールを定めておかなければ、今後、このリスクはさらに大きくなっていくと思われた。Aさんは「一刻も早く、より便利で、セキュアな社内システムを作らなければ」と心に決めるのだった。

「Officeソフトのクラウド化」のススメ

　Aさんの会社のような状況は、多くの現実の会社でも少なからず起こっているのではないだろうか。では、この環境を変えるために、まずはどこから手を付ければいいのだろう。

　同様の課題を抱えた会社で、ぜひ検討の選択肢に入れてほしいのは「Officeソフトと、コミュニケーションツールのクラウド化」である。ここでは、Word、Excel、PowerPointといったOfficeソフトを提供しているマイクロソフトのクラウドサービス「Office 365」の概要と、それによって実現できる「新しい会社のIT環境」の例について紹介しよう。