「FAXのクラウド化」で自社の運用負担を軽減～「BizFAX スマートキャスト」がFAXの常識を変える

ビジネスを下支えする重要ツール--FAX活用の最前線

　携帯電話・スマートフォンやメール、クラウドの活用など、現在の事業環境は多くのITソリューションに支えられている。とはいえ、まだ決して軽視することのできない存在が、多くのビジネス現場で根強く活用されているFAXだ。例えば受発注業務や社内連絡などにおいて未だ重要な役割を果たしており、なければ困るという職場も少なくないはずだ。

　しかし今、こうしたFAX機やFAXサーバといった設備を一括してアウトソーシングし、利便性を従来のFAXより大幅に高めたソリューションが登場している。それがNTTコミュニケーションズの「BizFAX」だ。

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BizFAXによる「FAXのクラウド化」で運用負荷を軽減

　「BizFAX スマートキャスト」の最大のメリットは、自社FAXサーバのアウトソーシングによる、運用負荷の軽減だ。

　一般的に帳票FAXシステムを自営する場合、複数のサーバが連携することから管理する側の負担が大きく、また不具合が発生した場合の原因の切り分けが困難という問題をはらんでいる。FAXサーバや帳票生成サーバの保守運用を手掛ける際にも、注文書や納期回答書の大量送信によるサーバトラブルや回線の負荷などで一連のFAXシステムがひとたびトラブルを起こせば、膨大な手間と人手を割かれることになる。昨今の情報システム部門はどの企業でも少人数での運用を強いられがちであるだけに、これは切実な問題といえるだろう。

　「BizFAX スマートキャスト」では、帳票生成からFAX送信までを、NTTコミュニケーションズにアウトソーシングする。つまり「FAXのクラウド化」だ。これにより、自社による管理の対象は基幹サーバのみで済むようになり、運用の負担が大幅に軽減される。高速なインターネット回線によってFAX送信の遅延も改善されるほか、セキュアな専用線・広域イーサネットの利用によってセキュリティ強化を実現し、信頼性も大きく向上する。

帳簿生成から自動FAX送信までをBizFAXにアウトソーシング
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運用負荷の軽減に加え、さらに「業務効率化」も実現！

　FAXシステムを活用する営業部などの現場にとっても、従来型のFAXに見られた非効率やトラブルから解放され、業務の効率化を図れるメリットは大きい。例えばFAXの一斉同報送信。これまでグループ分けした短縮ダイヤルなどを駆使して行なっていた一斉同報送信が、宛先のリストをメールに添付して送るだけで一斉同報送信できるため、緊急時における関連組織への一斉同報送信する際の人的稼働を大幅に削減できる。不達時の再送信や時刻指定送信など、これまで人手に頼っていた送信作業もかんたんな操作になることから、オペレーションミスも回避できるというわけだ。手作業による大量送信時の用紙やトナー切れ、宛先間違いや不達などによるトラブルも回避できるだろう。

一台のパソコンで一斉同報送信をスピードアップ
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　これまでのFAXのスタイルを変えた「BizFAX スマートキャスト」。初期費用・月額費用ともにゼロで、通信費だけでの運用が可能なので、システム管理者にとっては定期更改での予算の確保に悩むこともなくなるのも魅力の一つだ。高額な保守契約は不要で、24時間365日のサポートがつくなど、運用面での支援も手厚い。さらに今後もサービスの改善・強化を進め、FAXに関するさらなる課題やニーズにトータルに対応していく方針だ。例えば2011年12月には、BizFAXへ送信するユーザの負担を軽減する、フリーダイヤルによる接続機能も提供を開始している。運用面の負担軽減や業務改善を図りたいシステム管理者にとって、至れり尽くせりのソリューションだと言えるだろう。ぜひ詳細な資料をダウンロード頂き、業務効率の向上やコスト削減への一助としてはどうだろうか。