昨今、注目を集めている「働き方改革」。その実現における重要課題の１つに「生産性の向上」があります。実は、日本の生産性は先進国の中でも下位の方。非効率な業務に多くの会社が頭を痛めています。
ここにも、「働き方改革」を推進しようとして、業務生産性の低さの壁に直面し、悩む企業がありました…
今の企業の生産性向上を妨げているものとは何なのでしょうか？
CNET Japanでは、読者に向けた業務生産性に関するアンケートを実施。さまざまな職種・業種に携わる方々３００名以上から生の声をいただきました。このアンケートを元に、業務効率化を妨げる要因を探ってみましょう。
業務において「非効率なタスク」と感じるものについて聞いてみると、「請求書・見積書・注文書・概算書の発行（165名）」と、「データの集計・分析・レポートに関する業務（169名）」と答える方が半数以上を占めました。また、その要因として挙げられたのが「作業が属人的になっている（34％）」「『紙』での業務がしばしば発生する（24%）」「『Excel』での業務がしばしば発生する（27％）」といった声でした。
紙を扱う業務の代表的なものが、今回上位に挙げられた「請求書・見積書」などの書類を使用するタスクです。「保存がかさばって大変」「探すのが大変」「承認・回覧に時間がかかる」「システムに入力するのに手入力でミスが起こる」という書類の使い勝手の悪さが、紙業務を「非効率な業務」とする印象につながっているようです。
ペーパーレス化の推進を是とする意見も多いですが、なかなか進んでいないのが実態です。
非効率なタスクとされた「データの集計・分析・レポートに関する業務」で多く使われていると思われるのがExcelです。そもそもExcelは業務効率化のために利用できるものですが、「数千件に及ぶデータを取り扱っているために、フリーズしてしまう」「データ連携がしにくい」「担当者によってフォーマットが異なっている」「マクロがたくさん組み込まれていて、作った人でないと仕様変更ができない」との声が聞かれます。Excelは、データ処理上の新たな課題も生んでいるのです。マクロでカスタマイズでき、複雑な処理も実現できるというExcelの良さが仇となり、業務の属人化を進めてしまうケースは、その好例でしょう。
このように、多くの方が非効率業務の課題と原因を認識していることがわかりました。そこで、これら非効率業務を解消するとどのようなメリットがあるかを聞いてみました。一番多かった声は、「コア業務に時間を割けるようになり、効率的に業務が行える（225名）」で、次に「組織内でスピーディーな情報共有ができる（179名）」が挙がっています。これらは、「余分な仕事をしている」「情報共有に時間がかかっている」という意識の現れと言えます。続いて「無駄な残業を減らせる（154名）」等といった「働き方改革」に直結する回答が数多く出ました。それらを見ていくと、「非効率業務」を「効率化」することで、業務時間の短縮や情報共有の効率化、業務負荷軽減などの「働き方改革」により近づくと、多くの方々が期待している事実が浮き彫りになります。
ネオジャパンのカスタムメイド型 業務アプリ作成ツール「AppSuite」は、紙・Excel・メールで行われている非効率な多くの業務処理を、誰でも簡単にWEBシステム化できるソフトです。
AppSuiteを活用して業務アプリを作成することで、バラバラな仕様や手順、ルール、保管方法で運用・管理されていた業務がワンストップで行えるようになります。
煩雑な仕事をシンプルに。タスク処理をスピーディーに。あなたの職場を働きやすい環境へと変えていく、そんなAppSuiteには次の3つの特徴があります。
AppSuiteなら、自社に適した業務アプリをあっという間に作ることができます。
多様なビジネスシーンに対応したアプリが揃う「アプリライブラリ」から目的に合ったアプリを選択。それを自社の業務に合わせてカスタマイズするだけで、簡単に使い始めることが可能です。そこから業務に活用し、データを見える化して社内運用するまでの手順は、たったの4ステップです。 特別なITの知識は不要。現場の社員が現場にマッチしたアプリを自分で作れます。
また、運用中の管理台帳も、CSVファイルにして取り込むだけで、自動的にデータの入力画面や一覧画面ができ、アプリとして活用することができます。
さらにExcelやWordで作成した記入用紙を画像化してAppSuiteに取り込み、それを背景にして入力項目をあてはめれば、紙の申請書のシステム化も容易です。
もちろん、アプリライブラリを利用せず、一からオリジナルのアプリをつくることもできます。「こんなアプリが欲しかった！」という現場の喜びにつながる業務アプリを短時間で実現します。
AppSuiteはグループウェア「desknet’s NEO（デスクネッツ ネオ）」の上で動作し、作成した業務アプリはdesknet’s NEOの一機能として利用できます。AppSuiteで蓄積したデータをグラフ化し、desknet’s NEOの「ポータル」に貼り付ければ、社内への情報共有が素早く行えます。アプリ上のデータは複数人で同時編集することも可能です。これらの性能により、報告業務の効率化が図れるだけでなく、紙やExcelの業務の非効率な側面からも解放され、ストレスフリーで業務を行えるようになります。
業務の生産性向上を妨げる要因についての調査で最も多かったのが「作業が属人的になっていること」という声でした。担当者ごとに作られたExcelは、フォーマットもマクロの組み方も個々人の裁量次第となり、「あの人でなければこのアプリはいじれない」「あの人にしかアプリの仕様変更はできない」という状況になりがちです。そんな事態とは無縁なツールがAppSuiteです。業務アプリの作成が簡単であることは、そのままアプリのメンテナンスが容易であることを意味しています。個人の資質を問わず、権限さえあれば誰もがアプリを改造できるので、請求書、見積書、報告書などの管理や運用も、業務の引継ぎやシステムの仕様変更なども迅速に、効率よく実施でき、『働き方』そのものが変わります。
利用において「人を選ばない」――それこそがAppSuite最大の特長と言えるでしょう。
