社外との機密情報の共有は、ほんとうに安全か?セキュリティを第一に考えたクラウド型ファイル共有サービス
デジタル化によって社内・社外にまたがるコラボレーションが急激に加速する一方、機密情報の受け渡しには大きなリスクが伴う。サイバー攻撃による情報漏えいや多数のユーザーがアクセスすることによるデータ複製の危険に加え、企業外では組織内のセキュリティポリシーや対策が及ばないという制約もある。
この課題を解決するのが、金融やM&A市場などセキュリティ要求の高い業界で20年間の実績を持つイントラリンクスの「Intralinks VIA」だ。
高い機密性が要求されるM&A向けのクラウドサービスでトップブランドの実績が物語るセキュリティの高さが最大の特長で、ドキュメントの編集、閲覧、印刷の制御、アクセス履歴やユーザー管理ができる管理ツール、暗号化やスキャン機能を備えるバックボーンなどセキュリティと管理性に優れ、海外企業とのコラボレーションも安心して行える。
コントロールが揺らぐ企業外との情報共有
企業内での情報管理では、エンタープライズ・コンテンツ・マネジメント(ECM)などの情報管理システムが既に整備され、誰が、どの情報にアクセスできるのか、バージョン管理を含めてコントロールされているであろう。
しかし、社外との情報共有となると、とたんに統制が揺らいでくる。FTPでの転送、USBメモリーやDVDなど物理的媒体での受け渡し、メールへのファイル添付といった伝統的な手段から、無料のファイル同期・共有クラウドサービスの活用など、ユーザー自身が普段使っている方法や部門レベルで契約したサービスなどが混在し、統制がとれていないのが現状だ。
イントラリンクス カントリーマネージャー
村岡 聡 氏
「社外の人に対して社内の機密情報を開示しなければならない時、どのような方法で開示するのかというルールそのものがまだ設定されていないことが多いようです。また、それを支える仕組みも存在していませんでした」と語るのは、イントラリンクスのカントリーマネージャーを務める村岡 聡氏だ。
社外との情報共有における3つのリスク要因
「例えば製造業の現場では、国際的なアライアンスが急増する中で、入札などで機密の知的財産を一時的に公開するケースが避けられません。入札終了後には知財データを完全に回収して保護しなければなりませんが、現実的には回収は難しいものです」(村岡氏)。
情報共有の方法にセキュリティが担保されていないと、こうした知財の情報漏えいのリスクが高まり莫大な損害につながるほか、レピュテーションリスク、つまり企業や組織に対する否定的な評価や評判が広まることによって信用度やブランド価値が低下し、多大な損失を被ることになる。
さらに村岡氏は、社外との機密情報の共有に厳格な統制が必要とされる要因として、以下の3つを示した。
1つはデータ独立性。EUは、2016年4月に「EU一般データ保護規則」法案を可決し、2018年から欧州を含むグローバルでビジネスを展開する企業に対し、EU域外への個人データ移転を原則禁止することとなった。シンガポールも同様な規制をかけ、日本でもプライバシーデータの管理に関する規制を見直している。
2つ目は業界ごとの規制。電子コミュニケーションの履歴保持期間の要件、情報へのアクセス管理の厳格化、改ざんを防ぐための論理/倫理規定の設定、アクセス履歴の詳細なレポート化など、業界ごとに透明性に関する要件が高まりつつある。
3つ目は情報流出の防止。不注意または意図的な情報リークは常に起こり得るものと考え、標的型攻撃などサイバー攻撃による情報漏えいのリスクも身近になっている今、それらの脅威から機密情報をどのように防ぐべきかを考えることが重要となっている。
初期投資の必要なく社外との機密情報ファイルを安全に共有
こうした要求に応えることのできるセキュアなファイル共有サービスがIntralinks VIAだ。ドキュメントの編集・閲覧・印刷の制御やログ機能に加え、社外に配布したファイルへのアクセスをプロジェクトの終了後に禁止することが可能なビルトインのIRMなど、高度な機能を、セキュリティシステムを新たに構築する必要なく契約後すぐに利用することができる。また、APIを公開しているため、Microsoft SharePointなど企業内で既に活用されているコラボレーションプラットフォームとの連携も可能だ。
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創業以来20年間1度も情報漏えいやデータへの侵害を起こしていない信頼性と独自の技術力が評価され、金融サービスをはじめライフサイエンス、ハイテク、石油・ガス、製造業などハイリスクな情報を抱える業種・業務を中心に利用されている。システム運用に関しては、複数社によるセキュリティ監査と診断を毎年抜き打ちで複数回行うなど、徹底したセキュリティ管理を行っている点も、ユーザー企業に高く評価されている。
利用料金は1ライセンス月額3000円から。30日間の無料トライアルも利用可能なので、デジタル化を支えるセキュアなコンテンツ・コラボレーションをぜひこの機会に体験してみてはいかがだろうか。
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