【サークレイス】プライバシーマーク付与事業者のPMS運用業務をDX化する「Prigister One」提供開始

「プライジスターワン」は、プライバシーマークを取得した企業の多くが悩む「運用ルールの形骸化」を解決するツールです。株式会社セールスフォース・ドットコムの提供するSalesforceプラットフォーム上で、個人情報保護マネジメントシステム（Personal Information Protection Management Systems、以下「PMS」）の運用が行え、プライバシーマーク制度に準拠した管理を大幅に効率化します。

2018年に施行された一般データ保護規則（以下「GDPR」）や2020年6月に個人情報保護法の改正が行われたこと、また企業が個人情報の利用に関して行政から処分を受けた事例の報道などから、消費者の個人情報保護に対する関心が非常に高まっています。それに伴って企業に対しては、個人情報の紛失や漏えいなどに対する強固な情報セキュリティ対策が求められています。

プライバシーマークとは、個人情報保護に関して一定の要件を満たした事業者に対し、一般財団法人 日本情報経済社会推進協会（以下「JIPDEC」）により使用を認められる登録商標（サービスマーク）であり、ISO/IECにおける国際規格「ISMS適合性評価制度」と並んで、認定事業者が急増しています。


■プライバシーマーク付与事業者の推移（1998年度～2021年3月1日時点）
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（出典：プライバシーマーク付与事業者情報（20210331版））

プライバシーマークは付与適格决定後、永久的にその使用を認められるものではなく、２年間の有効期限が設定されており、有効期間の終了する8か月前から4か月前までの間に再審査、付与適格決定を受けることにより、さらに2年間延長されます。

また、付与適格决定後は、社内で情報を保護するためにPMSを 日々の業務において運用し 「PDCA（Plan＝計画、Do=運用、Check=監査、Action=見直し）サイクル」を繰り返すことにより、さまざまな状況のインシデントを防ぐことが最大の目的となっています。そのためプライバシーマークを取得した多くの企業が、「取得よりも、その後の運用と維持」に関する課題を抱えています。


■ 開発の背景と経緯
サークレイスは、2016年9月にプライバシーマークの付与適格決定を受けて以来、現在まで継続して認定を更新しております。自社でプライバシーマークの取得申請などのPMS運用を行う中、帳票入力や、各種申請・承認フロー、それらの管理や更新といった業務のあまりの煩雑さに、当該業務をすべてカバーするようなツールで業務を効率化したいと考えました。また、普段の運用が重要となるため、開発を行う上で「いかに運用しやすく」「できるだけ使いやすく」「分かりやすいフロー」にするのかという3点を最も重視しました。

Salesforceプラットフォームを用いた背景は、サークレイスがSalesforceの設計、開発サポートを中心としたサービスを提供していることから、これまでに蓄積された豊富なナレッジを活かせることに加え、Salesforceがユーザーフレンドリーなシステムであるために、導入後に業務ですぐに使用できるからです。


■ ツールの概要
「プライジスターワン」は、プライバシーマーク制度に準拠した個人情報の取り扱いに関する管理と、利用目的に合わせた個人情報管理台帳の作成と更新が可能です。PMS運用者が行うべき「個人情報の管理と運用」「リスク分析と対策」に掛かる負荷を大幅に効率化し、個人情報の棚卸日や返却期限など、ヒューマンエラーが起こりがちな期限管理にはアラート機能によって、抜け漏れを未然に防止します。また、業務の効率化はもちろんのこと、正確な情報により運用状態を可視化できる環境を揃え、PDCAを繰り返すことによって、個人情報保護管理水準をさらに向上させます。


■ ツールの主な機能と特徴

1. 取り扱い申請、承認機能、台帳作成機能
プライバシーマークの基準に準拠したテンプレートをあらかじめ用意。目的別に必要な項目に入力、もしくは選択項目を選択するだけで、申請情報（内容、利用目的、件数、取扱期間など）を正確に入力することができ、漏れなく申請や承認の実施が可能です。
また、個人情報管理台帳はボタンひとつで作成できるため、従来からの課題であった記入漏れや記入誤りといった人的ミスを防ぐことができます。

2. 棚卸日や返却期限のアラート機能によって処理漏れを防止
個人情報の棚卸日や返却期限などの忘れがちな期限管理のために、アラートやリマインド機能を搭載しています。また、不必要な個人情報の所有を避け、実運用と管理上での不一致状態を作ることによる情報漏洩リスクを軽減します。

3. 個人情報のライフサイクル全てを時系列で管理
申請・承認という一連のプロセスと、申請者と個人情報管理者のコミュニケーションを同一プラットフォーム上で実施することができます。また、取得した個人情報が、いつ、どのような扱われ方をしたのか、取り扱いに対して個人情報保護管理者がどのようなアドバイスや指導をしたかなどを時系列で追うことができるため、問題が生じた際の追跡調査がスピーディに行え、社員のナレッジとしても利用できます。


■ 導入による効果
サークレイスでは2年前より「プライジスターワン」を自社内で利用することにより、当該業務を変革しています。具体的には、申請・承認作業では申請者と承認者（個人情報保護管理者）がメールでやりとりをした場合、申請から内容の確認、不備の訂正、承認、承認後の帳票保管といった一連作業に1件あたり約90分を要していたのに対し、プライジスターワン導入後は半分の約45分に短縮されました。さらに個人情報台帳に至っては、1件あたり25分を要していた台帳作成の依頼から台帳への記載、保管までの一連の工程が、自動化により作業そのものがなくなりました。上述の「取扱い申請、承認機能、台帳機能」がサポートする帳票は、PMSで必要な帳票のうち年間90%の利用頻度となりますので、その業務工数が半分もしくはゼロになったのは非常に効果的でした。

また、昨年のJIPDECによる更新審査の際もPMS運用面についてはプライジスターワンをベースとして説明をすることにより、問題なくかつスムーズに審査を終えることができています。また、導入前と比較し、サークレイス社内全体でPMSに対する苦手意識が削減され、個人情報を「適切に」管理する意識が育まれています。


■ 「プライジスターワン」提供価格
・1ユーザー600円（税抜）/月：最低利用人数 100名～
　　※100名以下でのご利用は、サークレイス営業担当までご相談ください
・導入支援サービス：150,000円～
　　※利用環境・規模をヒアリングの上、作業量に応じたお見積もりを提示します


■ 今後の展望と目指す未来
5年後の2026年度には、導入企業数3,000社、500,000ユーザーの導入を目標として掲げ、プライバシーマーク付与事業者の業務支援を行うツールのデファクトスタンダードとなるべく努めてまいります。


■ サークレイスについて
サークレイスは、2012年に株式会社パソナグループと当時シンガポールに拠点を置いていたTquila Ltd.との合弁会社「株式会社パソナテキーラ」として設立され、2020年7月に「サークレイス」へと商号変更を実施しました。
Circlaceをはじめとした、自社SaaS製品およびSalesforce製品などの主要なクラウドソリューションを活用し、お客様のDX（以下「デジタルトランスフォーメーション」）、そしてカスタマーサクセスの実現に貢献してまいります。

【社名】　　　サークレイス株式会社（circlace Inc.）
【本社】　　　東京都千代田区大手町2-6-2 12階
【代表者】　　代表取締役社長　佐藤 潤
【設立】　　　2012年11月
【資本金】　　1億円
【事業内容】
　　　· DX（デジタルトランスフォーメーション）に関するコンサルティング
　　　· ICTを活用した業務改善に関するコンサルティング
　　　· SaaS製品（Circlace, AGAVE）の開発、販売
　　　· クラウドソリューション（Salesforce, Anaplanなど）の導入における設計から開発、さらに定着化、保守・運用サポートまでのワンストップサービスの提供

※本ニュースリリースに記載された内容は発表日現在のものです。その後、予告なしに変更されることがあります。
※Salesforceは、Salesforce.com, inc.の登録商標です。
※Anaplanは、Anaplan, Inc.の登録商標です。


■ 関連リンク
　　　· サークレイス株式会社： リンク
　　　· 「プライジスターワン」製品サイト： リンク
　　　· 「プライジスターワン」製品紹介動画： リンク


■ 本件に関するお問い合わせ先
　　　サークレイス株式会社 広報担当：杉山
　　　TEL：050-1743-9878
　　　E-Mail：info@circlace.com