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2016年中堅・中小企業「文書管理・ファイル管理・オンラインストレージサービス」の導入社数シェアと今後のニーズ

ノークリサーチは2016年の中堅・中小企業における文書管理システムやオンラインストレージサービスの利用実態とユーザ評価に関する調査の分析結果を発表した。

<運用形態によって異なるニーズを適切に把握し、それぞれに適した訴求を行うことが重要>
■オンラインストレージサービスと従来から存在する自社内設置型の製品が併存する状況
■ノートPCやスマートデバイスを用いた社外からの利用割合は運用形態と深く関連している
■「ファイル持ち出し管理」や「認証連携」のニーズは社外利用の有無によって傾向が異なる

PRESS RELEASE(報道関係者各位) 2016年10月28日

2016年中堅・中小企業「文書管理・ファイル管理・オンラインストレージサービス」の導入社数シェアと今後のニーズ


調査設計/分析/執筆: 岩上由高


ノークリサーチ(本社〒120-0034 東京都足立区千住1-4-1東京芸術センター1705:代表:伊嶋謙ニ TEL:03-5244-6691URL:http//www.norkresearch.co.jp)は2016年の中堅・中小企業における文書管理システムやオンラインストレージサービスの利用実態とユーザ評価に関する調査の分析結果を発表した。本リリースは「2016年版 中堅・中小企業のITアプリケーション利用実態と評価レポート」の「文書管理・ファイル管理・オンラインストレージサービス」カテゴリに関するサンプル/ダイジェストである。
下記のリリース内容は以下のURLにも掲載されております。
発行元URLをご案内いただく際は以下のURLの記載をお願い致します。
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<運用形態によって異なるニーズを適切に把握し、それぞれに適した訴求を行うことが重要>
■オンラインストレージサービスと従来から存在する自社内設置型の製品が併存する状況
■ノートPCやスマートデバイスを用いた社外からの利用割合は運用形態と深く関連している
■「ファイル持ち出し管理」や「認証連携」のニーズは社外利用の有無によって傾向が異なる


■オンラインストレージサービスと従来から存在する自社内設置型の製品が併存する状況
以下のグラフは年商500億円未満の中堅・中小企業に対し「文書管理/ファイル管理/オンラインストレージサービス」といったファイルの保存/ 共有/管理に関連する導入済み製品/サービス(複数回答可)を尋ねた結果のうち、 自社内設置型の製品とオンラインストレージサービスの導入社数シェアを比較したものだ。オンラインストレージサービスについては
『2016年版中堅・中小企業におけるストレージ活用の動向予測レポート』
リンク
でも詳しい内容を取り扱っているが、本リリースの元となる
『2016年版中堅・中小企業のITアプリケーション利用実態と評価レポート』
リンク
では業務システムの一分野としての「文書管理システム」のSaaS形態という位置付けでオンラインストレージサービスを捉え、自社内設置型の製品と比較した時の課題やニーズの違いなどについて分析や提言を行っている。
次頁以降ではその一部をサンプル/ダイジェストとして紹介する。


■ノートPCやスマートデバイスを用いた社外からの利用割合は運用形態と深く関連している
前頁のグラフからもわかるように、オンラインストレージサービスは近年大きく導入を伸ばしており、従来から存在する自社内設置型の製品と肩を並べるようになってきている。
以下のグラフは最も主要な文書管理・ファイル管理・オンラインストレージサービスの運用形態を尋ねた結果を前回の調査(2015年)と今回の調査(2016年)で比較したものの一部である。オンラインストレージサービスに相当する「ASP/SaaS利用」の割合は7.9%から35.9%へ大幅に増加しており、オンライストレージサービスの普及が急速に進んでいる状況が確認できる。
このように、業務システムの一分野としての「文書管理システム」は従来から存在する自社内設置型の製品と新たに登場したオンラインストレージサービスの2つの市場が併存する状況となっている。そのため、様々な観点において両者の違いを常に意識することが重要となってくる。例えば、以下のグラフは最も主要なファイル管理・文書管理・オンラインストレージサービスの端末環境を尋ねた結果である。
全体で見ると「デスクトップPC」や「ノートPC(社内利用&企業所有)」が依然として多く、ノートPCやスマートデバイスを用いて社外から利用する割合は少ないように見える。だが、この結果を自社内設置型の製品とASP/SaaS利用(オンラインストレージサービス)に分けて集計してみると、以下のグラフが示すように後者ではノートPCやスマートデバイスによる社外からの利用が多いことが確認できる。

■「ファイル持ち出し管理」や「認証連携」のニーズは社外利用の有無によって傾向が異なる
本リリースの元となる調査レポートでは、前頁までに触れた導入社数シェア、運用形態、端末環境に加えて、導入済みの最も主要な文書管理・ファイル管理・オンラインストレージサービスに関して「評価/満足している事柄」 「抱えている課題」 「今後のニーズ」を尋ね、ユーザ企業がそれぞれの製品/サービスをどのように評価しているのか?に関する詳しい集計/分析も行っている。
例えば、「今後のニーズ」(設問[P13-9])を尋ねる設問には以下の20項目に及ぶ選択肢が設定されている。
<<費用面の項目>>
「導入時の初期費用が安価である」
「導入後の保守/サポート費用が安価である」
「バージョンアップ時の費用負担が安価である」
<<セキュリティに関する項目>>
「ファイルの持ち出しや印刷を禁止することができる」(※)
「ActiveDirectoryやLDAPと認証管理を連携できる」
「ActiveDirectoryやLDAPと権限管理を連携できる」 (※)
「社員によるファイルの読み書きを監視できる」
「ファイル操作の権限を細かく設定できる」
「多数のアカウントを一括で管理できる」
<<データの共有や連携に関する項目>>
「取引先や顧客に一時的なアクセスURLを提示できる」
「特定のフォルダやファイルを社外に公開できる」 (※)
「スマートフォンやタブレットからも利用できる」
「メール添付機能と連携させることができる」
「データの一部をクラウドサービスに保管できる」
<<システム基盤に関連する項目>>
「プログラミングを伴わずに機能の追加/変更をユーザ自身が行える」
「パッケージとクラウドを適材適所で混在させることができる」
「他のシステムとアカウントや管理情報を一元化できる」
「他の文書管理システムからデータを取り込むことができる」
「Webブラウザからでも利用することができる」
以下のグラフは上記に列挙した「今後のニーズ」のうち、(※)を付加した3項目について尋ねた結果をプロットしたものだ。
ただし、前頁の端末環境において「社外からの利用」に該当するケースに限定した場合と、全ての端末環境を対象とした全体傾向を比較している。この結果を見ると、「社外からの利用」(=オンラインストレージサービスで多い利用形態)では固有のニーズが幾つか存在することがわかる。「ファイルの持ち出しや印刷を禁止することができる」の回答割合は双方で大きな差異はないが、「特定のフォルダやファイルを社外に公開できる」や「ActiveDirectoryやLDAPと権限管理を連携できる」については「社外からの利用」の方が回答割合が高くなっている。このようにセキュリティ関連の幾つかの項目に限って見た場合にも、「社内と社外のどちらでの利用が主体か?」「自社内設置型か、オンラインストレージサービスか?」などによって今後のニーズに違いがあることがわかる。「文書管理システム」を開発/販売するベンダや販社/SIerとしてはこうしたニーズの違いに留意しながら、今後の製品/サービスの方向性や機能強化の方針を判断することが重要となる。


調査実施時に選択肢として挙げた製品/サービス一覧

本調査では文書管理・ファイル管理・オンラインストレージサービスを「文書データを管理/保管/共有するアプリケーション」と定義している。(OSのファイルシステムのみを使用するファイルサーバとしての利用は除外している)
また、以下の選択肢は過去の調査結果に基づいて、自由回答の中から多く挙げられたものは選択肢として新たに取り上げ、逆に一定期間以上シェア数値がないものは割愛するという形で年毎に調整を行っている。
intra-mart Accel Documents:NTTデータイントラマート
楽々Document:住友電工情報システム
eValue NS/Visual Finder:OSK(大塚商会)
ドキュメント管理システム:サピエンス
SharePoint Server:日本マイクロソフト
FAST Search Server:日本マイクロソフト
SAVVY:ジップインフォブリッジ
Cyber Finder:サイバーソリューションズ
Ridoc Document Server:リコー
DocuWorks:富士ゼロックス
imageWARE Document Manager:キヤノン
DocumentBroker:日立製作所
活文 Contents Lifecycle Manager:日立ソリューションズ
Alchemy:ハンモック
イソロジー:京セラコミュニケーションシステム
楽2ライブラリ:PFU
Dropbox for Business: Dropbox
Google Drive for Work:グーグル
Office365/SharePoint Online: 日本マイクロソフト
OneDrive for Business:日本マイクロソフト
Box:Box
SugarSync:BBソフトサービス
フレッツ・あずけ~るPROプラン:NTT東日本
Bizストレージ ファイルシェア:NTTコミュニケーションズ
KDDIファイルストレージ:KDDI
Yahoo!クラウドストレージ:ヤフー
PrimeDrive: ソフトバンクテレコム
FUSION Secure Drive:楽天コミュニケーションズ
たよれーる どこでもキャビネット:大塚商会
クラウドファイルサーバー:富士通
AZCLOUD ファイルサーバ:富士通マーケティング
BIGLOBEクラウドストレージ:ビッグローブ
Citrix ShareFile:シトリックスシステムズ
InternetDisk ASP:ジャストシステム
FileBlog:鉄飛テクノロジー
活文 File Server Optimizer:日立ソリューションズ
GDMS:ジャストシステム
専用のアプライアンス機器を利用
グループウェアの文書管理機能を利用
上記以外のパッケージ製品またはサービス
独自開発システム(オープンソースをベースとしたもの)
独自開発システム(完全なスクラッチ開発)

本リリースの元となっている「2016年版中堅・中小企業のITアプリケーション利用実態と評価レポート」の詳細は下記URLを参照
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