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2015年中堅・中小企業における「文書管理・ファイル管理・オンラインストレージサービス」の利用実態とユーザ評価

ノークリサーチは2015年の中堅・中小市場における文書管理システムやオンラインストレージサービスの利用実態とユーザ評価に関する調査の分析結果を発表した。

<社内設置型とオンラインストレージサービスの関係性を正しく見極めることが重要>
■ 多数の製品/サービスがシェアを分け合う状態が続くが、運用形態の変化には注意が必要
■ 年商20億円の中小企業と小規模企業ではオンラインストレージサービスの導入が目立つ
■ 「社内設置型」は導入/維持の費用、「オンラインストレージサービス」は機能が直近の課題

PRESS RELEASE(報道関係者各位) 2015年10月26日

2015年中堅・中小企業における「文書管理・ファイル管理・オンラインストレージサービス」の利用実態とユーザ評価

調査設計/分析/執筆: 岩上由高


ノークリサーチ(本社〒120-0034 東京都足立区千住1-4-1東京芸術センター1705:代表:伊嶋謙ニ TEL:03-5244-6691URL:http//www.norkresearch.co.jp)は2015年の中堅・中小市場における文書管理システムやオンラインストレージサービスの利用実態とユーザ評価に関する調査の分析結果を発表した。本リリースは「2015年版 中堅・中小企業のITアプリケーション利用実態と評価レポート」の「文書管理・ファイル管理・オンラインストレージサービス」カテゴリに関するサンプル/ダイジェストである。

※下記のリリース内容は以下のURLにも掲載されております。
発行元URLをご案内いただく際は以下のURLを記載ください。
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<社内設置型とオンラインストレージサービスの関係性を正しく見極めることが重要>
■ 多数の製品/サービスがシェアを分け合う状態が続くが、運用形態の変化には注意が必要
■ 年商20億円の中小企業と小規模企業ではオンラインストレージサービスの導入が目立つ
■ 「社内設置型」は導入/維持の費用、「オンラインストレージサービス」は機能が直近の課題


対象企業: 日本全国/全業種の500億円未満の中堅・中小企業
対象職責: 以下のいずれかの権限を持つ社員
「情報システムの導入や運用/管理の作業を担当している」
「情報システムに関する製品/サービスの選定または決裁の権限を有している」
調査実施時期: 2015年7月
有効回答件数: 1300社(有効回答件数) ※調査対象の詳しい情報については右記URLを参照 リンク


■ 多数の製品/サービスがシェアを分け合う状態が続くが、運用形態の変化には注意が必要
以下のグラフは年商500億円未満の中堅・中小企業全体に対し、「文書管理」「ファイル管理」「オンラインストレージサービス」といったファイルの保存/共有/管理に関連する導入済み製品/サービスを尋ねた結果である。ここでは導入社数シェア上位の製品/サービスのみをプロットしている。(本リリースの元となる調査レポートでは 年商別 / 業種別 / 従業員数別 / 所在地別といった様々な観点から見た導入社数シェアデータが含まれる。 調査対象となった全ての製品/サービスの一覧と選定方法は本リリース末尾を参照)
導入社数シェアが最も高い製品/サービスでも、そのシェア値は1割程度に留まっている。また、挙げられている製品/サービスには自社内設置からクラウド形態まで様々な導入形態が存在する。つまり、文書管理システム市場は様々な導入形態の製品/サービスが導入社数シェアを少しずつ分け合っている状態といえる。本リリースの元となる調査レポートでは自社内設置からクラウド形態への変化に特に注目し、様々な角度から集計/分析を行っている。次頁以降ではサンプル/ダイジェストとしてその一部を紹介している。


■ 年商20億円の中小企業と小規模企業ではオンラインストレージサービスの導入が目立つ
前頁の結果において注目すべきなのが、導入社数シェア上位の中に「Office365/SharePoint Online」「Google Drive for Work」「Dropbox for Business」といったオンラインストレージサービスが表れている点だ。したがって、文書管理システム市場を理解する上では「オンラインストレージサービスに代表される新たな運用形態がもたらす影響」を知ることが重要となる。本リリースの元となる調査レポートでは文書管理システムを以下のようなカテゴリに分類し、このカテゴリを軸として様々な分析を行っている。(それぞれの製品/サービスがどのカテゴリに該当するかについては本リリースの末尾を参照)
社内設置型: 文書管理やファイル管理を目的とした専用アプリケーションである。多くはユーザ企業の社内に設置されるため、以下に記載するオンラインストレージサービスとの対比で「社内設置型」というサブカテゴリ名称をつけている。
例)「SharePoint Server」「intra-mart Accel Documents」など
オンラインストレージサービス: インターネット越しに提供されるレポジトリに文書やファイルを格納するASP/SaaS形態による文書管理やファイル管理のサービスを指す。特に昨今では小規模企業層や中小企業層を対象としたものが数多く登場してきており、今後の動向を注視していく必要がある。本調査では「企業としての利用」を対象とし、社員が個人での利用を目的として無償ないしは 低価格のサービスを利用するケースは除外している。
例)「Dropbox for Business」「Google Drive for Work」など
ファイル統合重視型: サーバの価格が低下してきたことなどが影響し、中堅・中小企業ではファイルサーバ(OSのファイルシステムを利用する簡易な形態のファイル管理や文書管理)が企業内に散在しているケースも少なくない。こうした状況では複数のファイルサーバのどこにどのようなファイルがあるか?を検索/探索し、仮想的に1つのファイルサーバであるかのように見せるというニーズが適合することがある。これを実現するツールも広い意味では文書管理やファイル管理のアプリケーションに属する。本調査ではこれを「ファイル統合重視型」と分類している。
例)「GDMS」「活文 File Server Optimizer(旧:MEANS)」など
その他: 上記以外にも導入済みの製品/サービスを尋ねる際には「専用のアプライアンス機器」や「グループウェアの文書管理機能を利用」といった選択肢を設けている。 以下のグラフはカテゴリ毎に見た場合の文書管理システムの導入状況を年商別に集計したものだ。年商20億円未満の中小企業および小規模企業においてオンラインストレージサービスが多く導入されていることがわかる。こうした傾向は中堅企業の部署単位での導入にも波及していくのだろうか?

■ 「社内設置型」は導入/維持の費用、「オンラインストレージサービス」は機能が直近の課題
前頁で触れたように、オンラインストレージサービスはユーザ企業がサーバ環境を構築せずに社内外で文章を手軽に共有できるため、IT管理/運用における予算や人材が限られる中小企業や小規模企業にとっては導入しやすいサービスといえる。オンラインストレージサービスのこうしたメリットは年商20億円以上の企業層における部署単位でのIT活用にも当てはまる。
年商20億円以上の企業層においては依然として社内設置型の割合が過半数を占めているが、今後はオンラインストレージサービスに取って代わられていくのだろうか?その答えを知るためにはユーザ企業における「1.現状の課題」「2.評価/満足している項目」「3.今後に向けて望む機能や特徴」といった様々な角度から見たニーズを把握する必要がある。本リリースの元となる調査レポートでは上記の3つの観点 それぞれについて20~30項目に渡る選択肢を列挙して、詳細を尋ねた結果を分析している。例えば 「1.現状の課題」として列挙されている項目は以下の通りである。
【費用面の項目】
導入時の初期費用が高価である
導入後の保守/サポート費用が高価である
バージョンアップ時の費用負担が高価である
【セキュリティに関する項目】
ファイルの持ち出しや印刷を禁止することができない
社員が個人向けサービスを勝手に使ってしまう
ファイル操作の権限を細かく設定できない
アカウントを一括で登録/変更できない
既存の認証管理の仕組みと連携できない
既存の権限管理の仕組みと連携できない
作成できるアカウントの数が限られる
【データの共有や連携に関する項目】
取引先や顧客とのデータ共有が手軽にできない
社外からアクセスすることができない
メール添付機能との連携が不十分
【データの保管や複製に関する項目】
データ保護対策が不十分である
ハードディスク容量が足りない
必要なファイルを探し出せない
【システム基盤に関連する項目】
自社の業務に合わせて独自の機能を加えることができない
他のシステムとのデータ連携ができない
※その他
以下のグラフは上記に挙げた「1.現状の課題」の一部について、社内設置型とオンラインストレージサービスを比較した結果である。社内設置型では導入/維持における費用負担、オンラインストレージサービスでは機能の不足が課題となっていることがわかる。上記の結果だけを見ると、「手軽な導入」と「豊富な機能」のどちらを優先するか?のトレードオフになっているように感じられるが、実際の状況はそれほど単純ではない。本リリースの元となる調査レポートでは 「2.評価/満足している項目」や「3.今後に向けて望む機能や特徴」に関する結果も踏まえながら、社内設置型とオンラインストレージサービスのそれぞれを開発/販売するベンダや販社/SIerが注力すべき取り組みに関する分析/提言を行っている。


調査実施時に選択肢として挙げた製品/サービス一覧

本調査では文書管理・ファイル管理・オンラインストレージサービスを「文書データを管理/保管/共有するアプリケーション」と定義している。(OSのファイルシステムのみを使用するファイルサーバとしての利用は除外している)また、以下の選択肢は過去の調査結果に基づいて、自由回答の中から多く挙げられたものは選択肢として新たに取り上げ、逆に一定期間以上シェア数値がないものは割愛するという形で年毎に調整を行っている。

社内設置型
intra-mart Accel Documents NTTデータイントラマート
楽々Document 住友電工情報システム
eValue NS/Visual Finder OSK(大塚商会)
ドキュメント管理システム サピエンス
SharePoint Server 日本マイクロソフト
FAST Search Server 日本マイクロソフト
SAVVY ジップインフォブリッジ
Cyber Finder サイバーソリューションズ
Ridoc Document Server リコー
DocuWorks 富士ゼロックス
imageWARE Document Manager キヤノン
DocumentBroker 日立製作所
ラビニティ One/Millemasse 日立ソリューションズ
Alchemy ハンモック
イソロジー 京セラコミュニケーションシステム
楽2ライブラリ PFU
オンラインストレージサービス
Dropbox for Business Dropbox
Google Drive for Work グーグル
Office365/SharePoint Online 日本マイクロソフト
OneDrive for Business(旧:SkyDrive Pro) 日本マイクロソフト
Box Box
SugarSync BBソフトサービス
フレッツ・あずけ~るPROプラン NTT東日本
Bizストレージ ファイルシェア NTTコミュニケーションズ
KDDIファイルストレージ KDDI
Yahoo!クラウドストレージ ヤフー
PrimeDrive ソフトバンクテレコム
SecureDrive フュージョン・コミュニケーションズ
たよれーる どこでもキャビネット 大塚商会
クラウドファイルサーバー 富士通
AZCLOUD ファイルサーバ 富士通マーケティング
BIGLOBEクラウドストレージ ビッグローブ
Citrix ShareFile シトリックスシステムズ
InternetDisk ASP ジャストシステム
ファイル統合重視型
FileBlog 鉄飛テクノロジー
活文 File Server Optimizer(旧:MEANS) 日立ソリューションズ
GDMS ジャストシステム
その他
専用のアプライアンス機器を利用
グループウェアの文書管理機能を利用
上記以外のパッケージ製品またはサービス
独自開発システム(オープンソースをベースとしたもの)
独自開発システム(ベースとなるものがない完全なスクラッチ開発)

本リリースの元となっている「2015年版中堅・中小企業のITアプリケーション利用実態と評価レポート」の詳細は下記URLを参照
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当調査データに関するお問い合わせ
株式会社 ノークリサーチ 担当:岩上 由高
東京都足立区千住1-4-1東京芸術センター1705
TEL 03-5244-6691 FAX 03-5244-6692
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