オンラインストレージ/ファイル転送コラム第12回「メール誤送信防止対策とオンラインストレージ」

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今回は「メール誤送信防止対策とオンラインストレージ」という内容で書きます。

電子メールの送信は人が作業をすることなので、必ず間違いは起こります。必ず起こる間違えですが、限りなく誤送信0には近づけられます。取引先へのお見積書、提案書、もしくは何らかの機密文章を誤って他の企業に送付してしまった場合、大きな問題になります。何としても避けたい事態です。場合によっては損害賠償に発展する可能性もあります。

企業として重要なのは、そのような誤送信をどうやって回避するかだと思います。まれに電子メールのシグニチャーに「この電子メールには、機密情報が含まれている場合があります。万が一、弊社の手違いにより貴殿が弊社の意図した受信者でない場合には、お手数をお掛け致しますが、速やかにこの電子メールを破棄していただきますようお願い申し上げます。」といった注意書きを書かれている会社がありますが、これは誤送信をしてしまった事後の被害を少しでも軽減するための方法です。このシグニチャーについて特にコメントしませんが、私としては誤送信が起こらないようにする方法も検討されることをお勧めします。

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