オンラインストレージ/ファイル転送コラム第4回「メールの誤送信対策」

＃＃＃
最大の原因はヒューマンエラーによる電子メールやFAXなどの誤操作です。統計によると約4割にあたるそうです。その中でも4割を占めるのが電子メールです。ちなみにFAXも同様に4割を占めるそうです。ただ、最近は電子メールの普及と利用頻度が高まり、今後は電子メールの誤操作がさらに多くなっていくように思えます。読者の皆様の会社ではどのような対応をされていますでしょうか？情報漏えいは、損害賠償に発展すれば莫大な金額にあるケースもあり、そうでなくても会社としての信頼にも影響がありますし、場合によっては管理層、管理部門の責任を問われるケースもあります。

IT業界ではあまりなされていないですが、人命に関わる業務では指さし確認などは必ず行われています。先日、KY研修というものを聞きました。KYは危険予知の略です。KYは作業前に危険な項目の洗い出しを行い、全ての危険項目への対策を確実に実施するという考え方です。電子メールやFAXでは、送信前に送付先、送付内容を指さしで確認するような作業を行ったりします。実際、私も最近は電子メールを送信する前に、宛先、内容、添付ファイルを指さしで確認するようにしています。作業を行う時間は数秒レベルですが、効果は高いと実感しています。電子メールの誤送信は人命には直接かかわりませんが、起業信用、社員の立場などを大きく狂わせる可能性が有ります。簡単で有効な方法ですので、是非検討してみてください。

この指さし確認は有効な方法ですが、これも人間による作業ですので、誤送信が100%なくなるわけではありません。万全を期すためにオンラインストレージの有効活用を進めます。これは添付ファイル送付を止め、全てオンラインストレージに添付ファイルをアップロードし、そのURLをメールに記載してファイル共有する方法です。最近では、添付ファイルを自動的にオンラインストレージにアップロードし、URLをメールに組み込み送付するようなシステムも登場してきています。この方法を用いると以下のようなメリットがあります。

（このコラムの続きは以下をご覧ください）
リンク

オンラインストレージ/ファイル共有サービス「Koganepod」の2週間お試しは以下をご覧ください。
リンク