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大学受験 募集要項を「紙版」「Web版」同時作成で最適化、業界初『ハイブリッド募集要項』サービス開始

株式会社オプト・ジャパン 2014年09月11日 14時00分
From DreamNews

大学の募集要項は、これまで紙版とWeb版が別々に作成されてきました。それぞれに長所はあるものの、別々に作成することによるコストや手間等、様々な課題がありました。今回サービスを開始する『ハイブリット募集要項』は、紙版とWeb版を同時に作成することで、余分にかかっていたコストと手間を削減。紙とWebの内容を統一できる他、受験生のユーザビリティ向上等のメリットが生まれます。また、オプト・ジャパンでは、これまで培った各種分析データ、ノウハウをもとに、『ハイブリッド募集要項』導入校に対し、募集要項の再編集、紙版印刷数の適正化等のコンサルティングも実施いたします。

近年、「ネット出願※2」を導入する大学が拡大していますが、導入するための予算をどう確保するかが、大学側の課題となっていました。オプト・ジャパンでは、『ハイブリッド募集要項』サービスを導入することで削減できたコストを「ネット出願」導入に充てていただけるよう、大学の入試業務の効率化促進に貢献してまいります。

※1 募集要項とは、各大学が実施する入試の日程、募集人数、出願資格、出願方法等入試詳細をまとめたものです。
※2 ネット出願とは、インターネット上で出願手続きができるシステムです。

■サービス導入による最適化-1  募集要項を“ネット世代に向け最適化”
ここ数年、受験生のスマートフォン所持率は年々上昇しており、Webで受験情報の取得や受験手続き等をする受験生は、増加する傾向にあります。大学側も「ネット出願」を推進していることもあり、大学HPや資料請求サイト、入試情報サイトのスマートフォン対応などを進めており、大学受験情報のWeb化にますます拍車がかかると思われます。
このような状況の中、募集要項だけがWeb化が進んでいませんでした。これまでの募集要項Web版は、紙版の一部を抜粋し掲載しているだけで、内容や情報が不十分だったり、出願検討がしづらい等の課題がありましたが、費用がかかるため簡単に解決できない状態になっていました。そのため大学側は、参考情報程度の内容を募集情報としてWeb掲載し、詳細は紙版で確認するよう促していました。
『ハイブリッド募集要項』は、編集システム「Sym Manual (シムマニュアル)※3」を利用することにより、印刷用の組版データ※4出力と同時に、Web版サイトを自動で構築します。これにより、時間も制作コストもかけず、紙版とまったく同じ募集要項をWeb化することができ、PC、スマートフォンから閲覧可能な「募集要項の完全Web化」を実現できます。

※3 Sym Manual (シムマニュアル)とは、株式会社フィットが提供する編集システムです。
※4  組版データとは、ページ毎にレイアウトされた印刷用のデータです。



増加する「ネット出願」
大学受験手続きにおいてもデジタル化が進み、特に近年は、「ネット出願」を導入する大学が増加しています。2014年度入試(2014年4月入学)ではおよそ80校が導入していたと言われおり、オプト・ジャパンの契約校でも35校が導入※5しています。導入校の中には、「ネット割」などの利用者メリットにより受験生を伸ばした大学もあり、導入校は今後ますます増加すると考えられます。
※5 契約校数は2014年8月現在の契約校数。

<受験生側、大学側、それぞれのメリット>
1.受験生のメリット
(1) 必要な情報を検索しやすい
PCやスマートフォンから募集要項を確認できる。関連サイトへのリンクや資料ダウンロードができるため、受験生それぞれが必要な情報を入手しやすい。また、入試情報サイトから募集要項へリンクできるようになっており、気になったときに簡単に募集要項を確認することができる。
(2) 募集要項の確認から志願票の入力まで、インターネット上で手続き可能に
ネット出願導入校の場合、Web版にて入試日程等を確認し、そのままネット出願の手続きに進み志願票の入力が可能。出願手続きをよりスムーズに行うことができる。
(3) 必要な情報のみきれいに印刷可能
従来、インターネット上の画面を印刷しようとすると、レイアウトが崩れてしまう等、見づらくなることがあった。Web版では、印刷する際は専用のPDFにて出力されるため、PC等の画面上で見たそのまま印刷でき、レイアウトが崩れることなく、受験生が自分に必要な情報を選んで、きれいに印刷することができる。

2.大学のメリット
(1) 閲覧履歴から受験生動向を把握可能
Web版では閲覧履歴を記録できるため、募集要項のどの頁を閲覧した受験生が、どの学部・学科、入試方式に出願したか把握することが可能。出願動向を把握することで、更なる受験生獲得に向けた活用ができる。
(2) 募集要項作成時のミスによるリスク軽減
紙版とWeb版をそれぞれ作成すると、誤植等のミスが発生する可能性が高くなる。『ハイブリッド募集要項』は、作成・編集作業が1度で済むためミスが起きにくく、誤植による出願トラブル発生のリスクを軽減できる。


■サービス導入による最適化―2  編集・印刷を “分析データに基づき最適化 ”
印刷した募集要項(紙版)は通常、志願票等と一緒に「願書セット」として、高校・予備校への郵送、イベント会場での配布、資料請求による郵送、書店での販売等によって受験生に届きます。
基本的に「願書セット」はどの配布(販売)先にも同じ内容のものを用意していましたが、例えば春から夏にかけて実施される学校説明会等のイベントでは配布しても(時期が早いため)出願につながりにくい等、せっかく印刷しても利用されないケースも少なからずありました。
そこで、『ハイブリッド募集要項』導入校に対しては、オプト・ジャパンが持つデータに基づきどこでどのぐらいの「願書セット」が必要かを分析し、印刷量を適正化することでコスト削減を提案します。
また、『ハイブリッド募集要項』導入2年目以降は、前年度のWeb版閲覧履歴を参考に、募集要項の表現やページレイアウトを作成することができます。受験生にあまり見られていない箇所を削除したり順番を変更することで、募集要項編集の最適化を図ります。

■営業展開について
オプト・ジャパンでは今回、編集システム「Sym Manual(シムマニュアル)」を提供する株式会社フィット社と大学入試マーケットにおける独占契約を締結し、『ハイブリッド募集要項』サービスを提供いたします。9月より順次導入予定で、今後は、5年以内に20校での導入を目指します。


【会社概要】
社名: 株式会社 オプト・ジャパン
設立 : 1990年5月11日
代表者 : 代表取締役 柳田 謙治
所在地 : 東京都新宿区西五軒町1-1 西五軒町ビル  [TEL] 03-5261-9791  [FAX] 03-5261-9792
事業内容 : 入学検定料収納代行に関するシステム開発・運用等
URL : リンク
主要株主 : 三菱総研DCS株式会社 リンク

社名 : 株式会社フィット
設立 : 2001年11月4日
代表者 : 藤原 広光
所在地 : 大阪府大東市赤井1-1-10 スミコー大東ビル
事業内容 : Webと印刷媒体との融合ソリューションの開発、販売、運営
URL:リンク

【本件に関するお問合せ先】
株式会社オプト・ジャパン 広報担当:西出(ニシデ)  TEL:03-5261-9791
広報代行:株式会社アネティ 担 当:岡崎・真壁(マカベ) TEL:03-5475-3488




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