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【第17回】ITバーつぐみ物語:基幹システムから出力される膨大な帳票をペーパーレス化して、管理コストを削減したい!の巻

CNET Japan Ad Special2013年05月22日 11時00分
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ある日の開店前のITバー「つぐみ」にて ある日の開店前のITバー「つぐみ」にて
ある日の開店前のITバー「つぐみ」にて ある日の開店前のITバー「つぐみ」にて

帳票運用に関わる課題を解決!帳票が「活きた」データに変わります!

登場人物

つぐみつぐみ
カナカナ
樋口樋口
システムくんシステムくん
西広さん西広さん

登場人物詳細はコチラ

ある日の開店前のITバー「つぐみ」にて

カナ

どうしたんですか、つぐみさん。難しい顔して。

つぐみ

今月は仕入れも売上も多かったから、帳簿や伝票の集計が大変なの、ふふふ。

カナ

帳簿と伝票ですか。

つぐみ

そう、帳簿や伝票というのは、お店の取引や仕事の内容を記録するための書類のことね。

カナ:集計が大変 「帳票」とは取引の記録の総称
カナ

じゃあ、「ITバーつぐみ」の仕入れ伝票も売上明細も全部帳簿や伝票というわけですか。

つぐみ

そうよ。金銭や納品、サービスなどの取引があるところには、必ず帳簿や伝票があるということね。 ふふふ。

カナ

なるほど、勉強になります。あ、お客様がいらっしゃったようです!

帳票の利用目的や運用条件に適した柔軟な導入が可能!

基幹システムの刷新と併せて、帳票管理のコストを削減したい

西広さん

こんばんは。「ITの悩みが解決するバー」というのはこちらでしょうか…。悩みすぎて肌荒れがひどいんです。

カナ

いらっしゃいませ。いきなり深刻そうな感じだね。

西広さん

私は、西広なな子といいます。「ワラビ」というスーパーで情報システム部長を務めています。

カナ

この辺にはないお店だよね。

西広さん

そうですね。このあたりの都心に店舗はありませんが、北関東を中心に約150店舗を展開しています。各店舗の店長に権限を委譲して、独立採算で運営されているんです。

つぐみ

地域密着で特色ある運営形態のスーパーなのね、うふふ。

西広さん

それで、早速なのですが、私たちの会社では、現在利用している基幹システムの保守切れに伴い、オープン系のシステムを用いて刷新しようと考えているところでして…。

カナ

基幹システムのオープン化ってやつだよね。

西広さん

それで、基幹システムが紙で出力している帳票をどうしようかという問題が出ているんです。

カナ

帳票!って何でしたっけ?

つぐみ

ふふふ。帳票というのは帳簿と伝票の総称のことね。企業では、帳票は業務系や勘定系の基幹システムが機械的に、大量に出力するもので、Officeアプリケーションで作成されたファイルや、PDF形式で保存されたファイルなどの自分の手で作るものが文書やドキュメントと考えると分かりやすいかしら。

西広さん

ウチの会社では、帳票は、専用のプリンタから、大量に紙で出力されます。帳票の種類は数百にものぼるんです。

つぐみ

紙で出力したあとはどうするの、うふふ。

西広さん

本店から各店舗に仕分けされて、配送されます。各店舗には帳票を保管するスペースもあります。

カナ

仕分けしたり、配送したり、保管したり、いろいろと手間がかかるんだね。

西広さん

そうなんです。保管された帳票を検索したり、データを参照したりするのも紙ベースだから大変だし、保管期間を過ぎた帳票の廃棄にもコストがかかります。

帳票類が増えると… 西広さん:保管が大変 仕分けが大変 配送が大変 検索、参照が大変
つぐみ

帳票のデータは業務上、重要なものだから、廃棄する際にも、情報が漏れないように適切に処理する必要があるのね。

西広さん

私の悩みというのは、基幹システムの刷新を機に、会社から帳票類の管理についてのコスト削減を命じられたのです。もう、どうしようかと考えると眠れなくて…。

つぐみ

わかったわ。じゃあ、西広さんの課題について整理するから、まずはこれを見てみて。

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