社会人のためのやり直しExcel講座「週報の作り方2」--効率よく入力しよう

　「社会人のためのやり直しExcel講座」シリーズでは、実践で使える効率的なExcel使用方法をテーマに続けていく予定です。第1弾は、Excel2010を使って効率的に週報を作成する方法をお伝えします。簡単に手間をかけずに作成する方法をお伝えしますので、どうぞ、お付き合いください。前回は、週報の基本的な考え方やファイルの効率的な保存方法などをお伝えしました。今回は、入力を効率化できる方法をお伝えします。

Step 3：入力の効率化でケアレスミスを防止

　B7セルに日付を入力すると、C14,D14,F14,G14が適正に表示されるようにします。

　C14,D14には、“=MONTH(B7)”と入力します。これで、B7セルに入力した日付に応じた月を表示するようになります。そして、“CTRL＋1”でセルの設定ダイアログボックスを開き、表示形式を以下”G/標準月実績“のように設定します。これで、数字の5の場合は、5月実績と表示されるようになります。

　続いて、F14とG14の設定です。こちらは、まず、別シートに月と四半期の変換表を作成します。そして、この変換表に名前を定義します。A2からB13を選択した状態で、数式タブの“名前の定義”をクリックします。そうすると下図のように参照範囲を指定した状態で設定画面が開きますので、名前に“変換表”と入力してOKをクリックしてください。これで、四半期変換表シートのA2からB13が変換表と定義されました。

　大きなセル範囲を設定する場合は、起点となるセルをクリックした後に、終点となるセルにマウスを合わせた状態で、“Sfiftキー”を押しながらクリックしてください。マウスをドラッグしなくともスムーズに選択できます。

　さて、元のシートに戻り、F14セルに”=VLOOKUP(C14,変換表,2,FALSE)”と入力します。“=VLOOKUP(C14,”まで入力した後に“F3”キーをクリックすると、定義済の名前が表示されますので、この中から選ぶと、間違いなく指定することができます。

そして、“CTRL＋1”でセルの書式設定画面を開き、表示形式を以下“第G／標準四半期実績”のように設定します。これで、数字の2の場合は、第2四半期実績と表示されるようになります。

★ここがポイント！：ミスを防止するコツは、できるだけ入力を少なくすることです。ここでは、期間を入力した場合に関連する、月、四半期の表示も変わるようにしています。最初の設定作業は少々手がかかりますが、ミスを減らすためにもしておきましょう。

★もう1つのポイント：四半期の算出にはIF関数を使う方法もあります。この場合以下のような式となります。

　IF(**<**,IF(**<**, IF(**＜**, IF(**＜**,**,**))))このような複雑な式は分かりづらく、間違いやすいものとなります。

　明日は、表示方法に関する工夫の仕方をお伝えします。

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特集：ビジネスアカデミー