［ウェブサービスレビュー］ソフトやドメインの契約情報をまとめて管理「勿忘草」

　「勿忘草（ワスレナグサ）」は、ソフトウェアやリース機器、ドメインなどの契約情報を管理するためのリマインダサービスだ。契約期間やシリアルナンバーなどの情報をサービスに登録しておくことで、一元管理できるほか、さまざまな条件で検索できる。また更新が切れる前にメールで通知してくれる。

　IT関連を中心としたソフトやハード、サービスの契約情報は、書類だったりメールだったり、なにかと身の回りで情報が散逸しやすいものだ。更新の際には、契約先からメールなどで連絡が届くことが多いが、どのタイミングで届くかはまちまちで、期限の直前にメールが送られてきてあわてることも少なくない。金額の大きな契約であればなおさらだ。

　また法人であれば、契約時に窓口だったスタッフが退社したことでメールがうまく届かなかったり、そもそもの購入窓口がバラバラで契約の全貌が把握しづらいといったことが起こりがちだ。管理する契約情報の数が多ければ多いほど、この傾向は強くなる。

　このサービスを使えば、こうした契約情報を一括して管理でき、さらに更新日に合わせてリマインドメールで通知してくれる。これにより更新ミスを防げるとともに、更新料が発生する契約について年度の予算計画に組み込んだり、更新満了で他のサービスに乗り替える作業も余裕を持って進められるようになる。

　利用の流れとしては、利用者情報を登録したのち、1つずつ契約情報を入力していく流れになる。契約先や担当者、資産区分や保守管理番号など、リース機器を前提にした項目が用意されているので、必要な項目だけを選んで入力していくとよい。入力した契約情報は絞り込み検索ができるので、ジャンルや更新日といった条件で簡単に呼び出すことができる。

　体裁としては、メール通知機能がついた簡易データベースになるが、契約情報の記入に適した項目があらかじめ用意されている。またメール通知のタイミングが任意の周期で繰り返し指定できることから、誰でも手軽に利用できるほか、ミスも起こりにくい。CSVによるインポートとエクスポート機能も備えるので、すでに手元のエクセルファイルで管理している場合の取り込みやバックアップも容易だ。

　法人向けサービスの無料版という位置づけだが、個人でも利用可能で利便性は極めて高い。サーバやドメインを多数保有しているユーザーや、SOHOで業務用ソフトを多数活用しているユーザーは、試してみるとよいだろう。