中堅・中小企業のワークスタイル改革のカギを握るリモートワーク 無料で本格利用できる Windowsファイルサーバーのオンラインストレージ化

　大企業と中堅・中小企業では、ビジネス環境が大きく違っており、新たな取り組みを始める場合でも、その考え方は大きく異なる。これは、ワークスタイル変革の場合も同様だ。

　そこで、従業員の機動的な働き方を可能にするリモートワークについて、中堅・中小企業での導入課題を検討すると共に、Windowsファイルサーバーを無料で本格的なオンラインストレージとして運用できるリモートワークツール「DocPlug」について紹介する。

中小・中堅企業に求められるワークスタイル変革とは

　ワークスタイル変革が叫ばれている。これは、少子高齢化による労働者人口の減少などを背景として、企業活動に、多様な働き方をする人々を積極的に取り込む必要があるためだ。たとえば、企業などの組織では女性の管理職登用を促進しようといった動きがある。

　しかし、これは大企業を中心とした話であり、組織の規模が小さく、社員の顔が見えやすい中堅・中小企業では、少し傾向が違っている。たとえば、まっとうな企業であれば、多様な働き方に対して、就業規則を一方的に押し付けるのではなく、これまでも比較的柔軟な運用を行ってきたはずだ。

　それよりも、「優れた人材の獲得」が大きな課題になっている中堅・中小企業にとって、ワークスタイル変革で重要視されているのは「今働いているスタッフが、柔軟に活動できる環境の整備」ではないだろうか。

企業規模によるワークスタイル変革の違い

　ワークスタイル変革を支えるITシステムについても、大企業と中堅・中小企業では考え方が大きく異なっている。大企業でITシステムの中核を担っているのは、ERPや販売管理・生産管理システムなどの基幹系システムだ。これに対して、中堅・中小企業でシステムの中心は、メールとカレンダー、ファイルサーバーである。良くも悪くも、人を中心とした個人プレイとチームワークが主力になっているのだ。もちろん、会計システムなども導入しているが、それは経理などの一部門の業務システムに収まっている。

　そして、中堅・中小企業のワークスタイル変革について考えるとき、大きな課題になるのがファイルサーバーである。メールやカレンダーは、スマートフォンでも利用でき、個人で使っている人も多いため、モバイルやクラウドに比較的移行しやすい。だから、ファイルサーバーだけが、ワークスタイル変革から取り残されることになる。

　しかし、従来提案されてきた、多くのリモートワークソリューションの大半は、大手企業向けのものだ。中堅・中小企業にとっては、コスト的にも、運用能力的にもフィットしないものが多い。

　これまで、数十名から数百名規模の中堅・中小企業では、ファイル共有のために、運用管理が比較的容易なWindowsファイルサーバーを導入するのが一般的であった。しかし、営業担当者が、出先からリモートアクセスするといった環境を構築することは簡単ではなかった。

　そのおかげで、社員が大量のファイルをノートPCに格納して持ち歩いていたり、クラウド型オンラインストレージサービスを勝手に利用したり、といった勝手利用が横行しているのが実情だ。

中堅・中小企業における、オンラインストレージ導入のハードル

　このような問題の解決策のひとつとして、企業としてオンラインストレージサービスを導入するという方法がある。すでに、GoogleドライブやMicrosoft OneDrive、DropboxやBoxなど、多くのベンダーが、オンラインストレージサービスを提供している。

　しかし、中堅・中小企業にとって、オンラインストレージサービスを導入することは、詳細は後述するが、次のようにいくつかのハードルがある。

• コスト：サービスプラン変更の可能性
• 安全性：設定ミスなどによる安全性の低下
• データ移行：膨大なファイルを移行する手間が大きい
• サービスの継続性：競争の激しいクラウドサービスの淘汰

　大量のファイルが個人PCに保管されている数名規模のオフィスや、ファイル管理のコストが膨大になる大企業では、このようなオンラインストレージサービスは有効であろう。しかし、Windowsファイルサーバーを運用できるだけのシステム運用力を持っている企業であれば、オンラインストレージサービスの導入は、時期尚早という状況ではないだろうか。

Windowsファイルサーバーをオンラインストレージ化できるDocPlug

　「そこで、解決策のひとつになるのがWindowsファイルサーバーのオンラインストレージ化です。つまり、すでに社内ネットワーク上で稼働しているWindowsファイルサーバーに、社外からリモートアクセスできるようにするのです」と語るのは、企業内ファイル検索ソリューションを提供してきた株式会社鉄飛テクノロジーの代表取締役／アーキテクトの岡田 国一氏である。

　「この方法であれば、既存のシステム資産であるWindowsファイルサーバーをそのまま利用できるため、クラウド型のオンラインストレージのように利用料やサービス内容が急激に変わることがありません。アクセス制御についても自分たちでコントロールできますし、何により、膨大な既存ファイルの移行する必要がありません」(岡田氏)

　鉄飛テクノロジーは、これまでWindowsファイルサーバー用の全文検索エンジン「FileBlog」を開発・販売してきた、知る人ぞ知る企業である。大手のモバイル通信サービス企業をはじめとして、これまでに300社、30,000ユーザーに採用された実績があるという。そして、この全文検索エンジン向けに提供していたリモートアクセス機能をブラッシュアップして、オンラインストレージシステムとして作り上げたのが「DocPlug」である。

リモートアクセスツール「DocPlug」の3つの魅力

　DocPlugには、次のような3つの魅力を備えている。

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　1つ目のポイントは、無償提供版が本格利用できることだ。DocPlugは、無償提供されるベーシック版、ダイレクトサポート付きのスタンダード版、ネットワークドライブにも対応したエンタープライズ版と、企業での導入に最適なパッケージプランを備えている。無償提供されるベーシック版でも、機能制限はほとんどなく、30ユーザーまでなら実用的に利用することができる。データ入稿など小規模な特定業務や、部門単位、SOHOなどのリモートアクセスであれば、実践的に使い始めることが可能になっている。

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　2つ目のポイントは、使い勝手のよさにある。Windowsエクスプローラと同様の操作性を備えており、特別なトレーニングやエンドユーザへのサポートをすることなく、日常業務にすぐに利用できるという。DocPlugでは、ITシステムのコストやスタッフの確保に課題を抱える中堅・中小企業での利用を考慮して、Windowsのエクスプローラの操作性を徹底して再現することにこだわっているという。

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　3つ目のポイントは、導入のしやすさである。既存のWindowsファイルサーバーをそのまま利用できるため、データ移行やハードウェア/システム刷新が必要ないというメリットがある。そのおかげで、導入のための手間とコストを抑えることができるのだ。