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未整理の「アイデアの種」を実に変えよう──ジャストシステム「ネタの種2」

2006/02/03 10:00
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散らかったデスクトップではイメージも効率もダウン?

 打ち合わせの席や取引先での商談で、何気なく相手のノートパソコンの資料を見せてもらったとき、デスクトップがアイコンで埋め尽くされていて、一瞬引いたことはないだろうか。オフィスの机の上や、部屋の様子と同じように、パソコンのデスクトップも、想像以上に見た相手にいろいろな印象を与えるものだ。そんなささいなことで「ちらかっている=物を管理できない人」という良くない印象は与えたくないもの。

 第一、ファイルや情報の管理ができなければ、あきらかに効率も悪いはず。「とりあえず」と思ってデスクトップに保存していくうちに、アイコンでデスクトップが埋まってしまい、そのうち整理するのが面倒になったり、もうファイル名だけではわからなくなっていくのだ。「これ何のURLだったっけ」と数カ月後にショートカットをダブルクリックしてみても、もうページが存在せずに何の情報だったかわからなくなってしまう。

 また、画面が、「メモだらけ」という人もいるだろう。“ファイル名をつけて保存”するだけの作業だが、急いでいるときには実はこれが案外面倒で、数行の内容ならとりあえずメモ帳にペーストしておこうと思いがちだ。だがこれも、デスクトップのアイコンが隠れて見えづらくなるほど増えてくると、使い勝手が悪くなる。現実的にあまりたくさんのメモは貼れないのだ。また、メモは中身が見えるのが便利なのだが、逆に常に丸見えでは不都合のある内容も少なくない。

未整理のアイディアの「種」を、分類することで“実”に育てる

 だが、ご存じの通り、たかが情報の整理とはいえ、実際はそう簡単ではない。デスクトップやハードディスクの中身がしっかり整理されていて、いつでも知りたい情報にアクセスできる!と自信を持って言える人は、案外少ないのではないだろうか。

 かくいう私のノートパソコンも、整理整頓とはほど遠い。総量が多すぎて買い換えのたびに大容量ハードディスクのモデルを選ばなくてはならないし、検索犬のロッキーや、テキストエディターのgrep機能(テキストファイルの横断検索)に頼りっぱなしの毎日だ。あのとき目にした情報は、メールソフトの中だろうか、Webページのお気に入りだったろうか……と、「とりあえず」保存しただけの大量の「未整理」データを整理する時間がないまま、悪循環にはまってしまっている。

 そもそも、なぜ「未整理」の状態で保存されてしまうかと言えば、さまざまなアイディアや情報が、たいてい順不同に、混乱したまま現れるからだと思う。たとえば、なにかひとつアイディアを思いついてWebページを検索していたら、以前気になっていた答えを見つけて最初のアイディアのことがそのままになってしまったとか、今週提出する企画案に必要な情報を猛烈に検索しながら、別のウィンドウでヒットしたグルメ情報もメモしたくなるとか。とにかく、人の思考は案外あちこちに飛ぶものだし、次々に忘れてしまう。

 こうした雑多なアイディアやひらめき、気になる情報などのさまざまな「種」も、それぞれを分類・整理し、いつでもそのまとめられた情報にアクセスできるようにしておけば、「実」に育てやすくなるはずだ。この分類・整理をあとから整理するのが大変なら、やはり保存する際に最初から整理しておくしかない。

 今回のネタの種2は、Webページでもファイルでも、そんな「とりあえず」の感覚でさまざまな情報をスクラップしておけるソフトだ。「スクラップブック」と言ってもイメージしづらいと思うので、実際にどのように使えるのかを紹介していこう。

ネタの種の基本的な画面構成

 使い方を説明する前に、まず画面構成だけ軽く説明しておこう。ネタの種2は基本として常駐させて使う。インストールすると、タスクトレイに緑の丸い種のアイコンが追加される。このアイコンをクリックすれば、ネタの種2のメイン画面を表示できる。

  • タスクトレイに表示される緑の種が、ネタの種2のアイコン。ネタの種2の中のデータにアクセスするときは、このアイコンをクリックして起動させる

  • 範囲選択したテキストやHTMLなど、ネタの種2に取り込めるデータを画面上でドラッグすると、画面右側に「取り込み窓」が表示される。保存したい箱へデータを落とせばいいだけ

 メイン画面は初期設定では左側に「一覧リスト」、中央に「箱エリア」、右側に「本文表示エリア」が並ぶ。中央の箱エリアとは、ネタの種2でいう仕分けのためのフォルダで、箱の中にはさらに小箱(サブフォルダ)も作成できる。この箱や小箱に雑多なデータを入れていくわけだが、ネタの種2では、テキストファイルや画像ファイルやPDFファイルなど、ネタの種2で扱えるファイル群のことを「紙」と呼ぶ。また、ここで作成した紙の最初の行は「見出し」と呼ばれ、自動的にファイル名になり、保存される。この、“自動的にファイル名”が付き、ファイル保存されることが想像以上に便利で、ペーストするだけでいいメモ帳の手軽さがある。普段テキストファイルに保存するだけではファイル名で内容が推測できなかったり、どこに保存したかわからなくなったりすることもあるが、ネタの種2なら箱で管理するためどこに保存したか迷うことも少ないし、テキストの内容がサムネイル表示できるのでメモ帳の一覧性も併せ持っている。データを加工中にほかの作業に移っても自動保存されているので、毎回上書き保存する必要もなく、仕事が忙しいときにはその便利さが実感できる。この自動保存は、WebページからHTMLを取り込むときや加工するときにも行われる。

  • ネタの種のメインページ。左から、「一覧リスト」「箱エリア」「本文表示エリア」が並ぶ

  • 本文表示エリアは、サムネイル表示も可能。サムネイルの上にポインターを重ねると、内容が大きめに表示される

  • 左の一覧リストの部分は、箱の中身を「日付ビュー」で更新日順に表示することもできる

 このネタの種2の「箱」に、ファイルを取り込むには、4つの方法がある。

 ひとつ目は、「マウスの右クリックメニューからの取り込み」だ。Internet Explorer上でのみ使える機能だが、後述するようにWebページをすべて取り込むにはこの方法が便利だ。ふたつ目は、「キーボード(ショートカットキー)からの取り込み」だ。テキストを範囲選択して、[Ctrl]+[Shift]+[G]のキーを押せば保存先の箱を選べる。すばやくメモしたいときなどに便利で、慣れてくるとドラッグ&ドロップよりもスピーディで、使いやすい。Internet Explorer上では[Ctrl]+[Shift]+[G]でHTMLとして取り込み、[Ctrl]+[Shift]+[T]でテキストとして取り込むことができ、ふたつの保存方法をショートカットで直接使い分けられる。

 3つ目が「『取り込み窓』へのドラッグ&ドロップ」だ。ネタの種2が動作しているときに、メールソフトやWebページで範囲選択したテキストを“ぐいっ”とドラッグすると、右端に自動で「取り込み窓」が表示される。選択したデータは、ここにドロップすれば、そのたびにファイルとして保存されていく。

 そしてもうひとつ、「『ネタの種2』の本文表示エリアへドラッグ&ドロップ」する方法もある。タスクトレイからソフトを起動し、右側の「本文表示エリア」へ、選択範囲のテキストでもテキストファイルでも、ドラッグ&ドロップすればOKだ。

 では次に、具体的な使用例で説明してみよう。

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