メールに始まりメールに終わる

メールの重要性を再認識してください。メールがデジタル仕事術の基本中の基本です。

メールの使い方ひとつであなたのデジタル・リテラシー能力（パソコンでの読み書き使う能力）が一目瞭然でわかってしまいます。怖いですね。

現在の仕事はメールを抜きにしては語れません。昔はどうやって仕事をしていたのだろうかと想像もつかないほどメールは日常の仕事に深く関わっています。

これほど重要な道具としてのメールなのですが、なかなかこの道具をきちんと使いこなしている人は少ないのが現状です。

今はある程度の規模の企業ではグループウエアを利用している場合もあるでしょう。その場合はWebメールといってWebサイト上でメールをやり取りすることになるのですが、いづれにしてもメールは必需品です。

私ももちろんメールを使って仕事をしています。毎日多くのメールを発信しています。当然返信もしていますし受信もしています。

この受信をするメールを読んでみると、多くの方がメールの基本的な使い方が出来ていません。個人で使われている方はさらにこうした基本的な使い方がおざなりになっている人が見受けられます。もちろん、企業で利用している方でもなかなか出来ていない人がいます。

このメールを書き、発信し、受信することがデジタル仕事術の基本となります。実際、多くのパソコンでの作業が同じような流れで行われています。

ワードやエクセルなどで書類を作成しそれを相手に渡します。またその逆に相手が作ったファイルを受け取ります。メールはそれを「電子郵便」（デジタル）という手段で相手に届けるだけです。

全てにメールを読む相手がいて、メールそのものが相手とのコミュニケーションの手段なのです。言葉と同じです。ただし言葉と違って目の前にいる人と話すわけではありませんので、それ特有なマナーや決まりがあります。

例えばあなたがお客様と約束をして打合せをしようとしましょう。

まず電話でアポを取りますね。場所と時間を打合せします。打合せの場所に出向き打合せをします。打合せ内容を相手に確認しながらメモに取ります。終了したら相手に挨拶をしながら別れます。あなたは会社に戻り、先ほどメモした内容を参考にして打ち合わせ内容を記録します。それを上司に報告をします。これが通常の流れでしょうか。

これをすべてメールで済ますことが可能です。初対面の時にはお互いに名刺の交換をしまがそこにはだいたいメールアドレスが書いてあると思います。そのメールで打合せしたい内容を書いて送ります。資料があれば資料を添付します。相手はそのメールを受けとり資料を含め検討し結果を相手にメールします。これを何度か繰り返すことで相手に会わなくとも打合せが終了し、そのメール内容をまとめれば打合せ内容のレジメが完成です。

相手が複数の場合も手順は同じです。CCの使い方を知っていれば複数の相手とメールだけで打合せも可能です。

もちろん相手と会って打合せをするほうがより多くの情報を交換できることができますが、時間の制約などがあるときにはメールでのやり取りが便利です。

そしてその場合にメール特有の注意点がありインターネット利用特有の注意点があるのです。