エレベーター物語？：3分で語る業務フロー

マイクロソフト時代にセールス関係の資格を作るという時に相談を受けたことがある。技術資格で定評のあるベテラン講師が資料の翻訳でいろいろ分からないというのだ。その中でも「エレベーター物語」という謎の訳が印象に残っている。原文は見なかったが文脈でこれは、エレベーターピッチのことだとすぐに分かった。ピッチとは、Pitchと書き、辞書的には投げるピッチングのピッチとか、サッカーのフィールドとかを意味するが、ALCの辞書の後のほうに出てくるように売り込みの口上という意味がある。

このエレベータピッチ、Web進化論の梅田さんがCNET ブログで取り上げて日本でも浸透したように思う。ビジネスマンたるものある日突然キーパーソンとエレベーターで一緒になる機会がもてたら、その一緒に居る30秒程度の間に自分の考えを伝えられるようにポイントを抑えて整理して話せるようにまとめておかねばならないということなのだ。2チャンネル的な言い方だと、3行でまとめて書く技術に通じるものがある。

そんな、セールストーク的な洗練された世界からすると、技術やノウハウに関する抽象的な概念は複雑で難しすぎて30秒どころか3分でも伝えるのは難しいようだ。ZD Net掲載豆蔵の竹内政恵氏による業務フローの書き方レクチャーその1とチェンジビジョン平鍋氏、豆蔵安井氏によるその2という達人の3分程度のビデオを見て短時間で情報を伝える難しさと面白さを感じた。

通常のセミナーが1時間程度時間があるのは、相手の理解がゆっくりしか進まないので時間をかけて追いついてもらいながら話すためということが大きい。そこを3分程度でまとめようとすると、極端にポイントを抑えねばならなくなる。でも、こんな短時間で雰囲気を掴む方法は無いので、どんどん見てイメージを先に掴んで、書籍とかの詳しい知識情報源へと進むのがいいだろう。

ちなみに、業務フローの書き方については、(1)組織(企業、部署、人)、(2)システム、(3)作業、(4)入出力(帳票、伝票、電子データ)、(5)順序(矢印)、(6)判断・合流、(7)コメント
という7つの要素で記述することを説く、「7つの要素で整理する業務プロセス」という書籍をお勧めしたい。組織やシステムという関係する役者をプールのレーンのように分けた関係者の軸を作り、そこに時間軸を組み合わせ、作業や入力要素、出力要素で記述し、関係を矢印とロジックの判断・合流で表現。例外はコメントで補って複雑化を防ぐというものだ。

1冊の本を5行程度にまとめるのは辛いのだが、ビデオを見て、本を読んでいただくと私の拙いまとめもより分かりやすくなることだろう。

ところで、この業務フロー。ためしに作ったものでいきなり他人が理解できるということはまれだろう。説明で補って意図を伝えて、業務フロー図が至らないところを修正・改良を続けてノウハウを貯めねばなかなかいいフローは書けない。逆に言うと、達人が質問すればどうにか分かってもらえる可能性が飛躍的に高まるのが業務フローのいいところなので、いろいろなことを記述して練習を積み重ねればきっと上手くなれることだろう。