Excelを捨てよ

私の生業は商用ドキュメンテーションです。メーカー各社から委託を受け、取扱説明書など比較的テクニカルな文書を日々作成しています。

そこで厄介なのが《Excel支給》。書き起こし用原稿の提示や校正戻しの際に、「必要なことはExcelファイルに書いたので、そこから情報を拾ってくれ」というものです。

これはWordでも同じなのですが、Excelによる修整指示は必然的に以下のようなものとなります。

P.○○　　□□行目　　「△△△△」というテキストを「▽▽▽▽」に変更

よって制作者側は、Excel上のテキスト情報を頼りに制作物上の該当箇所を探し当ててから修整を行うという二段階の作業になります。そのため、該当箇所近辺に同様の箇所があれば誤修整の、修正対象が副数ヶ所ある場合には修整を漏らすおそれがあります。

まあ、それだけなら《こちら側の都合》ですので、「好き嫌いでブーブー言ってるだけだ」「プロなんだから、お前がしっかり仕事しろよ」と批判されてもしかたがないのですが、おそらくこの方法では、修整原稿を提示し、再提出された文書の状態を検証しなければならないクライアント側も、やはり二段階の作業を強いられ、チェック作業が大変になろうかと。おまけに、もし「P.○○」という指示が間違っていようものなら想定外の箇所が修整されてしまうわけですし。

そこで私はExcelを使いたがるクライアントに対して、やんわりと原稿の支給形態も提案させていただくことにしています。「Excelで指示を列挙するのは何かと面倒ではないでしょうか？」と。差し当たり、有効な改善手段は二つ。 

• Acrobatで校正用PDF上に注釈を入れる
• プリントアウトに対して手書きで修整指示を入れる

 つまり《視覚化》ですね。例え原始的な手書きであっても、Excelによるリストアップよりは遥かに直感的です。もちろんAcrobatなら、注釈ありのページだけを抽出したり、テキストをコピペできたりと、更に効率が上がります。

紙面上に指示が書き込まれ原稿が視覚化されていれば、制作者が修整する場合でも、依頼者が修正結果を検証する場合でも、無用な解釈の相違を避けることができますし、先入観のない第三者にチェックをお願いすることも容易になります。そのため原稿の視覚化提案をさせていた後は、多くのクライアントが手法を改めてくださいます。

どうも、今の世の中、Excel信望者が多いのか、身の回りのあらゆる文書をExcelで作成しようとする人がたくさんいるようですね。確かに、イラストや文書の設計センスが追いつかない人でも、縦横無尽のセルを方眼紙に見立てれば、簡単かつ的確に情報を書き留めることができると思われるかもしれません。でも、Excelに向いてるものと向いていないものは、よくよく見極めた方がいいと思います。それは何も私が楽をしたいというだけではなく、お互いのために。