会議の無駄をなくそう

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社内の情報共有についてあれこれ書いていますが、ちょうど先週からはてなで面白い取り組みをしていますので、まずそれを紹介したいと思います。

はてなでは毎朝開発陣によるミーティングを行っているのですが、先週からそのミーティングを「ユーザー参加型」にしました。

ユーザーさんにSkypeの会議通話機能を使ってミーティングに参加してもらう、という試みです。

これが会議の様子ですが、マイクでミーティングの音声を流しつつ、スピーカーからユーザーの声が聞こえるという仕組みになっていて、思った以上に普通に会話ができています。

先週から始めたこの取り組みには、これまでに2名のユーザーさんに参加して頂いていますが、リアルタイムで意見を聞けるメリットは予想以上で、今後さらに参加者を増やして続けていければと思っています。

会議の模様ははてなアイデア日記というブログからmp3ファイルのダウンロードも可能になっていて、Podcastingにも対応しています。mp3ファイルのダウンロード数は1日1000件ほどにのぼります。

世界中の事例を調べたわけではありませんが、社内会議の様子をPodcastingで外部に公開したり、電話会議でユーザーも会議に参加できるという取り組みを行っている企業も珍しいのではないかと思います。

さて、その会議ですが、はてなでは毎朝立って全員で会議を行っています。写真にあるような立って話をするのにちょうど良い高さのテーブルを作り、その周りに集まって、

• 出来事・スケジュールの確認
• 発表・相談
• 進行確認

などを30分から1時間ほど行っています。立ってミーティングを行うのは、話し合いがだれてしまって長引かないようにするのと、柔軟に参加、不参加を選択できるようにするためです。

1時間も立ちっぱなしで話をしていると、「そろそろ終わらせなくちゃ」と皆が思い始めます。これは議論が無駄に長時間に及ぶのを防いでくれます。

また、ミーティングはオフィスの真ん中でやっているのですが、議題によって興味がなかったり、軽く聞いておくだけで十分だ、と思った場合は各自が自分の判断で席に戻り、耳で聞きながら他の作業を行う、といったことができるようにしています。

会議に出席したけどつまらなくて半分眠っていたとか、特に意見がなくて一度も発言しなかったとか、面白くないのでノートパソコンで内職していた、なんていう場合は、後から議事録を読むか、あるいは会議に参加する必要すらない場合が多いのではないかと思います。

こうした無駄が無いかをいつも気にしながら色々試行錯誤を行ううちに、こういう形式になってきましたが、今後も人数が増えたりするなかでどんどんと形式は変わっていくと思います。

立ってミーティングを行っているほかに、はてなでは「あしか」という段ボール箱とコピー用紙で作った進行管理システムを使っています。これは、様々な業務をそれぞれ1枚のタスクカードに書き込み、「ペンディング」「そのうちやる」「すぐやる」「終わった」という4つのしきりに振り分けて管理する仕組みです。

段ボール箱とコピー用紙で作った「あしか」

こういったものはお得意のプログラムでシステム化してネットワーク上でやる、という方法もあるわけですが、今のところ開発者でテーブルに集まって、「これは終わった」「これは今日やらなくちゃ。君と僕で作ろう」「おお、こんなにやったんだな」なんて言いながら片付けて行くほうが効率的に思えます。

会社の立場で考えると、会議には「参加者全員の時間単価×会議時間」という膨大なコストがかかります。あっという間に数十万円という費用が飛んでいく会議の効率をいかに高めるかは、小さなベンチャー企業にとっては死活問題である、という意識を持って日々改善に努めています。