最終更新時刻:2009年11月11日(水) 20時34分
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業務日誌はSNS活用で効率アップ

公開日時:
2007/10/28 04:03
著者:
今駒哲子

社内の業務日誌をエクセルなどで作成して,メールに添付して回覧する会社があるようだ。
随分非効率なことをしているものだ。
メールに添付されたファイルを開ける確率は,非常に低い。
本当に読んで欲しいのなら,メールにファイルを添付するものではない。

メーリングリストも,メールを無駄に増やしてしまい,重要なメールを見落としてしまうことにもなりかねない。
どの話題に対する返信だったのか,とか,投稿者の自己紹介のメールはどれだったかなど,メールとメールの連結は至難の業だ。
いまだにメーリングリストを活用しているとしたら,早々にSNSに移行することを検討した方が良い。

メールの作法について坂本多聞さんのブログで話題にあがっていたが,ビジネスメールであれば住所や電話番号,ホームページアドレスなど通常の署名は常に掲載しておいた方が良いと思う。

差出人の自己紹介メールが最初のころにあったかもしれないが,必要になったときにいちいちそんな古いメールを探すのは面倒だ。メールとメールの連携はなかなかメーラでできるものではないので,毎回掲載しておいたほうが親切だ。

メールの場合,できるだけ完結に,は理想だが,ビジネスメールの場合,どうしても毎回挨拶文や署名など冗長な表現になって形式ばる。

メールを読んだのかどうなのか,いつチェックしたのかもまったくわからない。

ところがSNSなら,非常に簡潔にメッセージの形で伝えることができる。冗長な挨拶文抜きで気軽に返信ができるのでリアルタイムなコミュニケーションが生まれる。また,相手がいつごろSNSにログインしたか表示されるので安心だ。
お互いにプロフィールをきちんと掲載しておけば,毎回メッセージに署名をつける必要も無い。

SNSならメッセージだけではなく,コミュニティを誰でも作成して,コミュニティの中で,だれでもスレッドをたてて,その話題に対して,どんどんレスを付けていくことができるので,話題の一貫性が保てて安心だ。

業務日誌は,エクセルやグループウェアを廃止して社内SNSにしたら良い。携帯からすぐに投稿してリアルタイムに伝えられる。

アイビー・ウィーは,実質たった3人で動かす会社だが,3人だけのSNSを立ち上げて,実に有効に機能している。

東京・大阪・新潟にいる3人が,このSNSで24時間会話して,何十ものプロジェクトを運営している。出先でも携帯からアクセスできる。

メールでは本音を書きにくいものだ。エクセルの報告書ならなおさら書けないはずだ。

それが,SNSの日記だと本音が書けるし,なにか新しい発見につながるヒントもポロっと書ける。他人の日記をみてヒントをもらうことも多いだろう。あるいは業務日誌に何かを書き込む場合,かなり外面よく良いことばかりをかいたりしがちだが,SNSでリアルタイムにこまめに書き込むことで良いこと悪いこと,うれしいこと困っていることが書かれるはずだ。

オープンソースのGeeklog日本語版の開発では,何百人ものメンバーがSNSで集まって情報交換を行い,意思疎通をはかっている。メーリングリストや掲示板だけを使ったコミュニケーションでは,ここまでスムーズにはいかなかっただろうが,実にたのしく交流できてたくさんの成果をあげている。

フラットな人間関係でリアルタイムな情報交換ができるSNSをつかったコミュニケーションが行える会社は,きっと風通しもよいはずだ。

※このエントリは CNET Japan ブロガーにより投稿されたものです。朝日インタラクティブ および CNET Japan 編集部の見解・意向を示すものではありません。

前後の記事

このエントリーへのコメント

6

CNET Japanブログシステムの移行のためにせっかくのコメント6以後が消えてしまいましたので,ここにその内容をまとめてアップします。

唐突に?SNSの話題でコメントを...

うちの部署も7人でSNSをやってます。
全社的にはグループウェア(サイボウズ)が入っていますが、社外からとか携帯でアクセスできないとかもありますが、グループウェアで日報というのは根付きませんでした。

しかしSNSにしたらすぐに根付いてしまいました。やはり日報を誰かに向けて書いてはいるんだけど、感覚的には自分のメモのような感じで書いているのかなぁと思います。堅苦しくなく書けるのもいいですし携帯に対応しているのもいいです。出張先から見られるしコメントも入れられるし。

コミュニティもナレッジデータベースとして使っています。

SNSはOpenPNEを使ってますが、検索機能がちょっと弱いと感じるのと、メンバー(せめてマイフレンド)全員に一斉にメッセージを送る機能がないのが不満です。あとファイル共有もあるといいなぁと思いますが...。
メンバー全員へのメールはグループウェアで行うなど運用で切り分けたりはしてますが...。

SNSとグループウェアを合体させたものが出てこないかなぁと思っています。OpenPNEもちょっとそういう機能が付きましたが、もっと本格的なやつが欲しいです。そうなるとビジネス利用ももっと増えるんじゃないかと思っています。

gori on 2007/10/31 20:58

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木下さん,フォローありがとうございます

gori さん,コメントありがとうございます!

グループウェアは,SNSが出てきた今となってはメーリングリスト同様古びた連絡手段になったのかもしれませんね。

SNSは,日記が書けるのが良い。自分が感じたことをそのままに。素直な気持ちがお互いに表現できるのでコミュニケーションをとりやすいですね。

OpenPNEの機能について,メンバー(マイフレンド)全員に一斉にメッセージを送る機能は,bizにすれば,自由にグループを作れてメールを一斉送信できます。あとファイル共有も,最新版では,コミュニティの発言で,画像だけでなくファイルもアップロードできるようになりました。

今駒哲子 on 2007/10/31 22:01

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今駒さんレスありがとうございます。

個人的にはグループウェアもメーリングリストも「古びた」とは思ってません(^^)。特にメーリングリストはいい意味で枯れた連絡手段だと思います。

OpenPNEもbizモードにすれば、いろいろできるんですね。確かうちのやつもbizモードに出来たと思うんですが、何かの理由でそうしなくなったんですよね。何でだろ?

gori on 2007/10/31 22:51

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goriさん,

グループウェアもメーリングリストもうまく使うこと,ですよね。SNSもあらたな選択肢に入ったということで。

メーリングリストは,SNSと違って管理者が勝手に参加者を決めて一方的にメールを送れるのが便利で使っていますね。SNSだとログインしないといけない,というハードルが出るんですよね。また,参加してもらおうとしても,なかなか参加してもらえない。そのハードルを越えられたら,SNSが便利。コミュニティの性格によって使い分け,でしょうか^^

今駒哲子 on 2007/11/01 0:53

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木下です。

Geeklogのコミュニティに参加していて面白いところは参加者の主要メンバーにGeeklog崇拝のような極端な人は居なくて、「案件に応じて色々なツールを使えば良いや」という感じで色々なツールにも手を出しているところでしょうか。

kino on 2007/11/01 1:22

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そうですね。

Geeklogのサーバに,XOOPSやMODxとか,他のCMSもインストールして試したりしていますし,Geeklogが万全というわけではありませんから,目的に応じて,OpenPNEやMediaWiki,Zen CART等CMSを併用して,適材適所でCMSを使っています。

元々,複数のCMSの中から,Geeklogを選んだわけですが,それは,Geeklogが一番管理画面やデザインで優れていたからで,今では,携帯ハックも追加されたり,ProfessionalCSSという意欲的ですべてのテーマのベースになるCSS2のテーマもできたり,開発・デザイン両方でバランスが取れてきました。

Geeklogは開発しやすいので,なにかしようと思う人には最適なソフトウェアだと思います。

今駒哲子 on 2007/11/01 9:04

  今駒哲子 on 2007/11/02

5

木下です。

「オープンソースCMS GeeklogがWEBの標準になる日」を目指して日々活動していること、考えた事をブログに書かれているのだから、特にタイトルからずれているとも思いません。
(前回の内容の方が文中に一回もGeeklogの文字は無いですが、今駒さんのこれまでの活動を知っていればGeeklogやSOHOの活動を通しての感想だということも判ります。)

またプロフィールに明確に

>Geeklogの魅力に引き寄せられて、全面的に開発協力していくことになり、日本語版コアパッケージやテーマのダウンロードサービスをGeeklog IvySOHOで提供しはじめることになり、現在Geeklog Japaneseを運営。

と書かれているので利害関係は明白。

  kino on 2007/10/31

4

黒象さん,


実際にXOOPSとGeeklogを比較して,Geeklogを選ばれた。ということをここで発言していただいたことで,わたしが言わなくても十分多くの方に伝わっていると思いますよ。ありがとうございます。


わたしとしてはまず,Geeklogを知っていただければ,あとは評価はみなさんがされれば良いと思って,あまり細かい比較評価を個々では行っていません。


昔,XOOPSとGeeklogの比較記事を書きましたので,そちらを見ていただければと思いますが,XOOPSの開発側のみなさんにとってはあまり気持ちの良い記事ではなかったはずですし,その続編はもう出す予定はありません。そのときは純粋に,XOOPSにしようかGeeklogにしようか迷っている方がいればそのひとのための情報として純粋な気持ちで書いた記事でしたが,反響が思わぬところで大きくなってしまいました。


ブログテーマについて,結構本気モードも実は入っています。もっとCMSが普及したら,Geeklogが普及したら,ずっと使いやすく便利なWEBの世界が広がるだろうなと思いますよ。


営業,と書くべきだったでしょうか。


わたし自身,Geeklogに対しては,純粋にオープンソース活動として貢献してきたつもりで,本を出したことでようやく今

  今駒哲子 on 2007/10/31

3

タイトルからして、「オープンソースCMS GeeklogがWEBの標準になる日」なんですから、それなりの内容を期待して読んでしまいました。コメントで半分パロディといわれてしまうと、なにか釈然としません。xoopsとの比較に意味があるか、という論点は面白いと思いますが、私もCMSを選ぶ際には、まずxoopsと比較してしまいましたから、まあ最大手に対してどのようなアドバンテージがあるのかは興味を引く話題だと思いますよ。長所がないのならシェアで有利なxoopsにしとけ、ってことになるのですから。インストールが面倒でも私がGeeklogを入れたのは、それなりの理由があるのですが、その辺を知らない人に啓蒙することがこういうメディア上で発言する意味なのじゃないでしょうか。
ちょっとぐぐってみましたら、今駒さんはGeeklogの本を書かれているようですし、要するに中の人である上に、それで収入を得ている人なわけですね。気がつかなかった私がバカなのかもしれませんが、営業だったら営業と書いていただいた方が、読む方はわかりやすいと思いますよ。

  黒象 on 2007/10/30

2

黒象さん,

レスをありがとうございます。


このブログの主題は「オープンソースCMS GeeklogがWEBの標準になる日」なんです。主テーマはCMSを使いましょう。CMSの中でも,Geeklogは良いのでぜひ一度使ってみてください,というような主観バリバリのブログなんですよ。


このテーマを決めた後,あ?なんてテーマにしたんだ!とは思いましたが,まぁ半分パロディ,半分本気と,開き直ってたのしく書いているところです。


で,XOOPSとの比較を今更このブログで取り扱いたくはないのです。黒象さんのように,すでにGeeklogを知っている方が増えてきましたし…。比較記事がほしいですか?いろいろそれぞれのCMSが大きく進化している段階で,現段階の機能を細かく比較してもあまり意味がないと思うんで比較よりも,Geeklog本体の開発の方に力を入れているところです。


今回のブログでは,「SNSが有効ですよ。実際にGeeklogのコミュニティでも大活躍していますよ!」という締めであって,だからGeeklogを礼賛しているということではないつもりなんですが。


わたしは,Geeklogを主体的に推進している立場です。Geeklog導入ガイドも執筆しました。Geeklogが本当に良いと思っていますし,Geeklogを推奨し

  今駒哲子 on 2007/10/30

1

SNSをほめている記事がなぜかCMS礼賛となり、そして唐突にGeeklogが推されて終わるという謎な記事です。Geeklogは私も使っていますが、たとえばxoopsに対する長所などを書くべきではないのですか?
なにか利害関係があるのかしりませんがこのブロガーさんは以前もGeeklogのテーマを作ったと主観たっぷりな記事を書かれていて、どうもちょっと怪しい感じがします。

  黒象 on 2007/10/30

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