メールコミュニケーションを200％効率化するちょっとしたテクニック

1年以上前になりますが、ITmediaにて「メールによる会議を可能にする方法」というものが紹介されました。

→ http://it-ura.seesaa.net/article/79013454.html

OpenSubjectと呼ぶものですが、端的に説明すると、メールの件名だけを読んで経緯を知るためのアプローチです。

皆さんの中には、ディスプレイのサイズを気にして、メーラーを開くとメールの件名（ヘッダー等）しか表示しない設定にしている方も少なくないと思いますが、そのような状況でカンタンにメールの中身を類推できる件名の付け方があれば便利ですよね。

この答えとなるのがOpenSubjectです。

→ http://it-ura.seesaa.net/article/79013454.html

例えば、情報共有のためのメールには、件名の頭にFYIと付けておけば、一見してそのメールの意味を理解することが出来ます。

FYI:Macの新型ノートPC

仮にこのメールに誰かから質問が飛んできたとすると、

MQM:FYI:Macの新型ノート

という具合にどんどん件名の前の識別記号が増えていくのです。使い始めると実感できますが、これはかなり便利です。

上記の公式（？）wikiには次のような一覧があります。

NRN: No Reply Necessary
RYN: Reply with 'Yes' or 'No'
AYQ: Answering Your question
ATC: Attachement is important
1QM: One Question Message
MQM: Multiple Question Message
FYA: For your Archive
FYI: For your information (NRN)
WFR: Waiting for your Reply/Advice/Permission
AET: Answer Expected Today/this Week/within a Month
RAF: Read and Forward (jokes, quotes, interesting)

とはいえ、さすがにこんな記号を付けていきなり相手に送っても、意味が分からないでしょうし、記号リストを送ったところで、直感的に理解できなければ使ってもらえません。

このため、これを日本語仕様にしたものが先のITmediaの記事に書かれていたのですけど、イマイチしっくりこなくて使いにくかったので、私が使ってみて便利だった表現方法にアレンジしたものを載せておきます。

（さらに実用的なメール記号の一覧）

回答　:　質問への答え
返不要: 返信は不要です
送付　: 添付ファイルをみてください
質問　: 質問があります
保存　: 保存しておいてください　
参考　: 知っておいて下さい　※FYIでも十分一般的
案内　: お知らせがあります
要返信: 返信を待ちます
1/17迄: 1/17までに返事ください　※締切日付を直接書く
草案　: 叩き台です

元記事には英語版に対応するよう多くの記号を掲載していましたが、実用面を考慮すれば、おそらくこれくらいで十分だと思います。記号の数を絞ることで覚え易くなり、ヒトにも薦めやすくなりますしね。

これでメール件名を表現すると、

Subject: 草案：Re: 究極の会議研究会
Subject: 回答：草案：Re: 究極の会議研究会
Subject: 要返信：回答：草案：Re: 究極の会議研究会

という流れで表現されることになり、なんとなくそのメールの内容が推測できますよね。

元の記事にもありましたが、このようなメタ思考によるコミュニケーションの簡便化というのは、処理すべき日々の情報がますます増えている今のような状況で非常に重要です。

昨日、ITmediaで小飼弾さんの会議に関する記事で、現代社会で流通しているほとんどの情報は、オリジナルの情報をサマライズしたものであるという話がありました。

サマライズとは、とどのつまり、重要ではないと編集者が感じた情報を捨てて内容を簡略化することに他ならず、これだけを信じてしまうと、オリジナルの情報とは異なる理解を促してしまうリスクはあります。

でも、メールの件名であれば、オリジナルの経緯は本文を見れば分かるのですから、メールコミュニケーションを効率化するためにも、こういった工夫は有効です。

みなさんも良ければ使ってみてください。