ペーパーレス化が紙の無駄遣いを増やす？

最近、ペーパーレスを進めている会社は多いですが、実際に紙資源の削減に結びついているところは、実はそれほど多くない気がします。

ちょっと考えてください。

ここに100ページ以上の決算報告書があるとします。PCのディスプレイでこれを眺めるのと、紙に印刷した状態で眺めるのとでは、
いったいどちらの方が読みやすいでしょうか。

言うまでも無く紙媒体です。これは、前者がディスプレイという限られた領域内でしか対象物を視認できないという制限があるのに対し、
後者はその制限がありませんから、これは大量の資料を読むときには大きなポイントになります。

人というものは水のように低きに流れるもので、より簡単な手段があれば、そちらの方へ流されていきます。
ディスプレイ上で眺めるよりも印刷したものを眺める方が楽というなら、当然、電子媒体をわざわざ印刷してから読むでしょう。

もし、この報告書のマスター版が電子媒体しか存在しないとしたら、読み手の数だけ印刷される可能性があることになります。

私の知っているいくつかの会社は完全なペーパーレスを進めましたが、その結果、
前述した類の文書でプリンタの周りが溢れかえってしまったというところがありました。

では、単純に印刷量の制限を行えば良いのでしょうか。

それもちょっと違います。先に述べたように、紙に印刷する最大の理由は読みやすいからです。言い換えると、
紙媒体を用いたほうが生産性が高まるから、ということになります。

「生産性」と「コスト」（場合によっては環境への配慮）を天秤にかけて、どの程度の制限が最も好ましいかを考えることが必要です。

このプロセスを十分に行わずに電子文書化を進めてしまうと、それを管理するフェーズで絶対に綻びが生じます。

もう一つ、完全に電子文書化によるペーパーレスを進めてしまうと、困ることがあります。

それは、文書管理システムの障害や停電によって運用マニュアルの参照ができなくなることです。

システム運用でトラブルが生じた際、規定のエスカレーションルールにしたがって障害対応を行うと思いますが、従うべきルールや連絡先、
対応手順書そのものが障害で参照できない場合、現場は混乱をきたしてしまうでしょう。

最低限、紙媒体で保持しなければならない文書をよくよく検討した上で、ペーパーレス化を進めましょうね。